Hlídání termínů a úkoly

Modul Hlídání termínů předávání podkladů automatizuje komunikaci s klientem. Systém sleduje, zda klient nahrál podklady včas, a při prodlení odesílá e-mailové upomínky podle zvoleného scénáře.

Kde modul zapnout

Funkci aktivuje administrátor kanceláře pro celou organizaci v sekci Služby → Nastavení → Hlídání termínů předávání podkladů.

Po aktivaci se v seznamu klientů zobrazí sloupec Předané podklady a u klienta se zpřístupní sekce Nastavení upomínání.

Podmínky pro nastavení upomínání

Automatické upomínání lze nastavit jen u klienta, který má aktivní nový inbox.

Důležité: Pokud vidíte hlášku „Upomínání zatím nejde nastavit. Nejdříve je potřeba u klienta aktivovat nový inbox“, nejdříve otevřete dokumenty klienta a aktivujte nový inbox.

Nastavení upomínání krok za krokem

Nastavení se provádí v detailu konkrétního klienta v sekci Nastavení upomínání.

1. Periodicita
   Zvolte frekvenci předávání podkladů, například měsíčně.
2. Termín v dalším období
   Nastavte den v měsíci, do kterého mají být podklady odevzdané, například 10.
3. Kdo od klienta
   Vyberte kontakt, kterému mají chodit upozornění, například uživatele s TAXY přístupem.
4. Způsob upozorňování
   Zvolte variantu Jemné připomenutí, Standard nebo Důrazné podle toho, jak intenzivně chcete klienta urgovat.

Po uložení se zobrazí shrnutí termínu, příjemce a plánovaných e-mailů.

Scénáře odesílání e-mailů

V nastavení můžete vybrat tři scénáře upozorňování. Liší se intenzitou a rozestupy mezi e-maily:

• Jemné připomenutí
  Vhodné pro klienty, kteří většinou podklady posílají včas a stačí mírnější připomenutí.
• Standard
  Vyvážené nastavení pro běžný provoz kanceláře.
• Důrazné
  Vhodné pro klienty s opakovanými prodleními, kde potřebujete častější nebo důraznější urgenci.

Přesné scénáře podle aplikace

• Jemné připomenutí: 1. den a 3. den po termínu
• Standard: 1. den, 3. den a 5. den po termínu
• Důrazné: 1. den, 2. den, 4. den a 7. den po termínu

Hodina odeslání není pevně daná. Nastavuje se centrálně v nastavení modulu v části Čas odesílání e-mailů a používá se pro všechny e-maily ve zvoleném scénáři.

Pokud klient podklady mezitím nahraje, další upomínky v daném období se neodesílají.

Na co si dát pozor

• U vybraného kontaktu ověřte správný e-mail a dostupný přístup do TAXY.
• Termín nastavujte podle reálného rytmu práce klienta, aby upozornění chodila včas a měla efekt.
• Sloupec Předané podklady používejte jako rychlou kontrolu stavu odevzdání napříč klienty.

Související

• Příjem dokladů
• Komunikace s klienty
• Slovníček pojmů