Klientské schvalování dokladů

Jak schvalování funguje v praxi

Klientské schvalování znamená, že dokumenty musí před zpracováním účetním projít schválením vybraných lidí na straně klienta. Proces vypadá takto:

1. Účetní zapne volbu Využívat klientské schvalování.
2. Vybere Typy schvalovaných dokumentů.
3. Nastaví Schvalovací cesty a přiřadí Hlavního administrátora schvalování.
4. Systém při novém dokladu vyhodnotí pravidla v sekci Automatický výběr schvalovacích cest.
5. Při shodě pravidla se cesta přiřadí automaticky nebo se použije akce Rovnou schválit.
6. Při neshodě pravidla určí cestu ručně Hlavní administrátor schvalování.
7. Schvalovatelé doklad schválí nebo zamítnou podle kroků cesty.
8. Po dokončení schvalování může účetní doklad potvrdit a přenést do účetního programu.

Doklad, který podléhá klientskému schvalování, nelze potvrdit do účetnictví, dokud není schvalování kompletně dokončeno. Akce potvrzení je v takovém stavu pro účetní neaktivní.

Kdy klientské schvalování používat

Kdy ano:

• Větší firmy s více schvalovateli.
• Firmy, kde se musí kontrolovat výdaje před zaúčtováním.
• Firmy s projektovým nebo střediskovým řízením.
• Situace, kdy účetní nesmí sama potvrdit náklad bez souhlasu klienta.

Kdy nedává smysl:

• Malé firmy, jeden majitel, který jen posílá doklady.
• Klient pouze nahrazuje doklady a nechce schvalovací proces.

Rychlý checklist: Jak schvalování nastavit

1. Otevřete Klient → Nastavení → Zpracování → Klientské schvalování.
2. Zapněte Využívat klientské schvalování.
3. Vyberte Hlavního administrátora schvalování.
4. Vyberte Typy schvalovaných dokumentů a uložte nastavení.
5. Vytvořte alespoň jednu Schvalovací cestu.
6. Doplňte Automatický výběr schvalovacích cest přes tlačítko Přidat pravidlo.

Hotovo. Níže jsou detaily k jednotlivým krokům.

Role: Hlavní administrátor schvalování

Kdo to je: jeden uživatel z klienta ze seznamu uživatelů s přístupem do TAXY. Pokud u klienta ještě nejsou pozvaní uživatelé, musíte je nejdřív přidat, viz Pozvání klienta.

Co dělá: dostává jako první informace o nových dokumentech, které jdou do schvalování. U každého dokumentu vybírá schvalovací cestu, může použít připravenou cestu nebo doklad Rovnou schválit. Může také upravit už přiřazenou schvalovací cestu.

Proč je to potřeba: bez přiřazení cesty klient neví, kdo má dokument schválit. Hlavní administrátor schvalování řeší případy, kdy se cesta nepřiřadí automaticky nebo když je potřeba ruční zásah.

Co je schvalovací cesta

Schvalovací cesta je seznam kroků, kterými dokument prochází před tím, než je považován za schválený. Například: (1) vedoucí oddělení, (2) finanční ředitel, (3) majitel. U každého kroku nastavíte, zda musí schválit „alespoň 1 osoba“ ze zvolených lidí, nebo „všichni“.

Kde to nastavit: Klient → Nastavení → Zpracování → Klientské schvalování → sekce Schvalovací cesty. Klikněte na Přidat schvalovací cestu, zadejte název a vytvořte cestu. V detailu cesty přidáte kroky: u každého kroku zvolíte „Musí schválit alespoň 1 osoba“ nebo „Musí schválit všichni“ a vyberete schvalovatele – podle rolí, skupin nebo konkrétních uživatelů. Přidat další krok, uložit změny. Neaktivní cesty lze později aktivovat, cesty lze duplikovat nebo odstranit.

Pro konkrétní dokument vybírá schvalovací cestu administrátor schvalování ručně (v detailu dokumentu Zvolit schvalovací cestu nebo výběr připravené cesty).

Příklad schvalovacího procesu

Firma má role: vedoucí oddělení, CFO, majitel.

Schvalovací cesta „Standardní“:

• Krok 1: Vedoucí oddělení (alespoň 1 osoba).
• Krok 2: CFO (musí schválit).
• Krok 3: Majitel (musí schválit).

Dokument tak projde třemi kroky schvalování. Po schválení všemi je připraven pro účetní.

Jak probíhá schvalování dokumentu

1. Import dokladu: Doklad dorazí do TAXY a systém vyhodnotí jeho typ.
2. Filtr typů: Pokud typ není ve výběru Typy schvalovaných dokumentů, doklad je považován za automaticky schválený klientem.
3. Automatická pravidla: Pokud typ schvalování vyžaduje, systém vyhodnotí pravidla v sekci Automatický výběr schvalovacích cest.
4. Výsledek pravidel: Při shodě se přiřadí cesta nebo akce Rovnou schválit. Při neshodě je doklad ve stavu Čeká na přiřazení cesty a čeká na zásah Hlavního administrátora schvalování.
5. Průchod cestou: Schvalovatelé postupně schvalují nebo zamítají. Po schválení všech kroků může účetní doklad potvrdit.

Tip pro automatizaci

Nastavte pravidlo například takto: pokud je dodavatel ČEZ a částka je nižší než 5 000 Kč, použijte akci Rovnou schválit. U opakovaných drobných plateb tím výrazně zkrátíte schvalování.

Podrobnosti ke stavům dokladů a sloupci Schvalování v přehledu najdete na stránce Správa a stavy dokladů.

Pohled klienta

Klient po přihlášení (web nebo mobilní aplikace) vidí blok Dokumenty ke schválení mnou. V detailu dokumentu má sekci Schvalování s tlačítky Schválit a Zamítnout. Při zamítnutí musí vyplnit důvod. Změny a schválení se zobrazují v historii dokumentu.

Klient dostane e-mail při novém dokumentu ke schválení. Dokumenty ke schválení vidí v mobilní aplikaci i na webu – v mobilu na první stránce bez ohledu na výběr účetní jednotky.

Na co si dát pozor

• Doklad, který podléhá schvalování, nelze potvrdit do účetnictví, dokud není schvalování kompletně dokončeno.
• Pokud není u dokumentu zvolena schvalovací cesta, klient dokument neschválí. Cestu musí vybrat Hlavní administrátor schvalování.
• Pokud je v cestě neaktivní nebo chybějící schvalovatel, schvalování se zastaví. Hlavní administrátor schvalování musí cestu u dokladu upravit.
• Změna schvalovací cesty u dokumentu se zapisuje do historie dokumentu.
• Pokud schvalovatel doklad zamítne, proces schvalování v dané cestě končí a doklad se vrací k dořešení, například opravě údajů nebo smazání.
• Pokud je doklad už schválen a účetní ho potvrdí, schvalovací proces nelze znovu spustit bez zrušení potvrzení dokladu.

Související

• Správa a stavy dokladů – stavy dokladů, sloupec Schvalování, omezení u potvrzených dokladů.
• Pozvání klienta – potřeba uživatelů pro administrátora a schvalovatele.
• Příjem dokladů – jak doklady přicházejí do TAXY.
• Slovníček pojmů – význam pojmů kolem schvalování, potvrzení a přenosu.