Slovníček pojmů

Tato stránka shrnuje pojmy, které se nejčastěji pletou. Nejedná se o úplný výčet funkcí TAXY, ale o základní slovník kolem schvalování, potvrzení a stavů dokumentu.

Jak dokument v TAXY typicky prochází zpracováním

V TAXY účetní podklad prochází několika kroky. Klient ho může v rámci schvalování odsouhlasit, pokud máte u klienta tuto fázi zapnutou. Poté s dokumentem pracuje účetní, provede kontrolu a potvrzení v TAXY a dokument může následně přenést do účetního programu. Schválení klientem, potvrzení účetním a přenos do účetnictví jsou tři různé kroky a každý má jiný význam.

Níže jsou pojmy v pořadí, v jakém obvykle dávají smysl v procesu (od podkladu k přenosu). Podrobné postupy najdete v odkazovaných článcích.

Rozdíl mezi schválením a potvrzením

• Schválení provádí klient. Znamená, že dokument z jeho pohledu odpovídá realitě a smí pokračovat v procesu před zaúčtováním.
• Potvrzení provádí účetní. Znamená, že dokument je v TAXY zkontrolovaný a připravený na další krok v účetním procesu, například na přenos.

Pojmy podle průběhu zpracování

1. Dokument / doklad

Dokument / doklad je záznam účetního podkladu v aplikaci TAXY. Může jít například o přijatou fakturu, vydanou fakturu nebo jiný účetní doklad. V textech dokumentace se oba výrazy objevují podle kontextu, v aplikaci pak podle konkrétní obrazovky.

2. Vytěžení

Vytěžení je automatické nebo ruční získání dat z dokumentu, například částky, dodavatele nebo data. Po vytěžení je dokument připravený k dalšímu zpracování. Více o detailu dokumentu, stavech a akcích účetního najdete v článku Vytěžování a detail dokumentu.

3. Stav dokumentu

Stav dokumentu je aktuální fáze, ve které se dokument nachází, například že čeká na schválení nebo je potvrzený. Stavy určují, co je s dokumentem možné dál dělat a které akce jsou v TAXY dostupné. Přehled fází, filtrů a souvislostí s účetní prací popisuje stránka Správa a stavy dokladů.

4. Schvalování u klienta

• Schvalování je proces, ve kterém klient potvrzuje správnost dokumentu před jeho dalším zpracováním účetním v souvislosti s zaúčtováním.
• Schválit je akce klienta, kterou potvrzuje, že je dokument v pořádku a může být dál zpracován.
• Zamítnout je akce klienta, kterou označí dokument jako nesprávný. Obvykle doplní důvod zamítnutí.
• Schvalovatel je uživatel, který má oprávnění dokument schválit nebo zamítnout.
• Schvalovací workflow je nastavený postup, který určuje, kdo a v jakém pořadí dokument schvaluje.
• Hlavní administrátor schvalování je určený uživatel klienta, který řeší nové doklady ve schvalování jako první, hlavně přiřazení schvalovací cesty, případně ruční volbu schvalovatelů.
• Typy schvalovaných dokumentů jsou typy dokladů, které musí projít klientským schválením. Typ mimo tento výběr se bere jako automaticky schválený klientem.
• Schvalovací cesta je konkrétní sled kroků schvalování. Každý krok může být nastaven jako „musí schválit alespoň 1 osoba“ nebo „musí schválit všichni“.
• Automatický výběr schvalovacích cest je pravidlový výběr cesty podle vlastností dokladu, například částky, dodavatele, IČ dodavatele nebo typu dokladu.
• Rovnou schválit je výsledek pravidla, kdy doklad nečeká na klientské schvalovatele a je považovaný za schválený klientem.
• Dokumenty ke schválení mnou je seznam dokumentů, které čekají na schválení konkrétním uživatelem.

Postup pro klienta popisuje Schvalování dokladů. Zapnutí, administrátora schvalování a schvalovací cesty nastavuje účetní v návodu Klientské schvalování dokladů.

5. Potvrzení účetním, stavy a přenos

• Potvrzení (účetním) je krok, ve kterém účetní kontroluje dokument a potvrzuje jeho správnost uvnitř TAXY. Tím dokument uzavírá pro účetní práci v aplikaci v tom smyslu, že dál už platí pravidla pro potvrzené dokumenty (například omezení mazání a některých úprav).
• Potvrdit správnost je akce účetního, která označí dokument jako zkontrolovaný a připravený na další krok, například na přenos.
• Zrušit potvrzení je akce účetního, která vrátí dokument do stavu před potvrzením, aby šlo znovu upravit údaje a potvrzení zopakovat.
• Čeká na schválení klientem znamená, že dokument čeká na reakci klienta v klientském schvalování a v této fázi ještě není po straně klienta finálně odsouhlasen. V tomto stavu účetní dokument nepotvrdí, akce potvrzení je neaktivní.
• Čeká na potvrzení účetním znamená, že dokument je v TAXY připravený ke kontrole a potvrzení účetním. Pokud u klienta běží klientské schvalování, do tohoto stavu se dostane typicky až po schválení u klienta. Pokud schvalování zapnuté není, dokument se k účetní kontrole dostane bez této mezikroky, podle nastavení a průběhu zpracování.
• Potvrzen znamená, že dokument byl účetním zkontrolován a v TAXY potvrzen jako správný pro další účetní kroky v aplikaci.
• Připraveno k přenosu znamená, že dokument splňuje podmínky pro přenos do účetního programu (v přehledech se tento stav používá u dokumentů potvrzených účetním a připravených k exportu či přenosu).
• Přenesen znamená, že dokument byl úspěšně odeslán nebo zanesen do účetního programu (například Pohoda, Money S3), podle vašeho napojení.

6. Hlídání termínů a upomínání podkladů

• Hlídání termínů předávání podkladů je modul, který sleduje, jestli klient odevzdal podklady v termínu, a při prodlení odesílá automatické upomínky.
• Předané podklady je sloupec v seznamu klientů, který ukazuje stav odevzdání podkladů za sledované období.
• Nastavení upomínání je konfigurace u konkrétního klienta, kde se určuje periodicita, termín, kontakt a způsob upozorňování.
• Periodicita je frekvence předávání podkladů, například měsíčně.
• Termín v dalším období je den v následujícím období, do kterého má klient podklady odevzdat, například 10. den v měsíci.
• Způsob upozorňování je volba scénáře upomínání pro klienta. K dispozici jsou varianty Jemné připomenutí, Standard a Důrazné.
• Jemné připomenutí je mírnější scénář, který odesílá e-maily 1. den a 3. den po termínu.
• Způsob upozorňování (Standard) je vyvážený scénář, který odesílá e-maily 1. den, 3. den a 5. den po termínu.
• Důrazné je intenzivnější scénář, který odesílá e-maily 1. den, 2. den, 4. den a 7. den po termínu.
• Čas odesílání e-mailů je hodinové nastavení na úrovni modulu. Platí pro všechny e-maily daného scénáře.
• Nový inbox klienta je podmínka pro zapnutí upomínání. Pokud klient nový inbox nemá aktivní, nastavení upomínání není dostupné.