Vytěžování a detail dokumentu

Tato stránka popisuje modul vytěžování a práci s detailem dokumentu v TAXY. Zaměřuje se na to, co účetní vidí a ovládá při kontrole dokladu, jaké existují stavy dokumentu a jak správně chápat datumy v sekci Hlavička.

Kde detail dokumentu najdete

Detail dokumentu otevřete typicky z přehledu dokumentů u klienta.

• Klient → Dokumenty → Všechny (nebo konkrétní složka) → klik na řádek dokumentu nebo ikona tužky

Po otevření se zobrazí boční panel se záložkami a vpravo náhled souboru (PDF nebo obrázek).

Detail dokumentu: hlavní lišta (hlavička)

V horní části detailu je hlavní lišta, která shrnuje kontext dokumentu a nabízí rychlé akce.

• Název (title): zpravidla název souboru, například invoice_26030149.pdf
• Stav dokumentu: stav zpracování dokumentu, který určuje, co je možné měnit a jaké akce jsou dostupné
• Pořadí v seznamu: indikace typu „2 z 301“ a tlačítka pro přeskok na předchozí nebo další dokument
• Rychlé akce: dostupné volby závisí na stavu dokumentu a na oprávněních

Pořadí a přeskakování na další dokument

Detail je navázaný na aktuální seznam (například „Všechny dokumenty“ nebo konkrétní složka). Díky tomu můžete postupně procházet dokumenty bez návratu do tabulky.

• Pořadí: ukazuje, kolikátý dokument prohlížíte v daném kontextu
• Šipky: přejdou na předchozí nebo další dokument v pořadí
• Klávesnice: přeskakování je možné i pomocí klávesových šipek. Typicky šipka vlevo nebo nahoru otevře předchozí dokument, šipka vpravo nebo dolů otevře další dokument.

Akce v hlavičce

Nejčastější akce v hlavičce detailu:

• Stažení: stáhne původní soubor dokladu
• Rozstřižení: rozdělí jeden soubor na více dokumentů, typicky při nahrání skenu s více doklady v jednom PDF
• Zrušit potvrzení: vrátí dokument do stavu před potvrzením, aby bylo možné provést opravy a znovu ho potvrdit

Dostupnost těchto akcí se mění podle toho, zda je dokument už potvrzený nebo přenesený do účetního programu.

Stav dokumentu a typické funkce

Stavy dokumentu popisují, v jaké fázi zpracování doklad je. Stav ovlivňuje editaci údajů, dostupné akce i to, zda je dokument „uzamčený“.

• Vytěžen: systém načetl údaje z dokladu (AI nebo datová vrstva jako ISDOC). V této fázi typicky následuje kontrola.
• Čeká na schválení klientem: dokument čeká na rozhodnutí klienta v klientském schvalovacím workflow. V tomto stavu účetní nemůže dokument potvrdit, ale může upravit údaje a změny uložit.
• Čeká na potvrzení účetním: dokument je připravený ke kontrole a potvrzení účetním.
• Potvrzen: účetní dokument potvrdil, v praxi je uzavřený pro účetní účely a je omezené, co lze měnit.
• Přenesen: dokument byl přenesen do účetního programu.

Typicky navazující funkce:

• Vytěžit: spustí nebo zopakuje vytěžení, hodí se po rozstřižení nebo při špatně načtených údajích
• Uložit: uloží úpravy v záložce Údaje
• Potvrdit správnost: uzavře kontrolu a dokument potvrdí
• Zrušit potvrzení: vrátí dokument do režimu úprav

Detail dokumentu: boční panel a záložky

V bočním panelu jsou záložky:

• Údaje
• Poznámky
• Přílohy
• Historie

Údaje

Záložka Údaje je hlavní místo pro kontrolu vytěžených informací a doplnění chybějících údajů. Typicky obsahuje sekce jako:

• Typ dokumentu, Typ faktury, případně další zařazení
• Platba (například ruční úprava stavu platby)
• Hlavička (identifikátory dokladu a datumy)
• Dodavatel a Odběratel
• Položky a jejich úpravy
• Rekapitulace částek

Hlavička: identifikátory

V hlavičce se obvykle řeší zejména:

• Číslo dokladu
• Variabilní symbol
• případně další identifikátory podle typu dokladu

Hlavička: datumy

Datumy jsou v TAXY pojmenované tak, aby odpovídaly terminologii v účetních programech. Každé datum má jiný účel a dopad.

Datum zápisu

Prakticky odpovídá „datumu vystavení“ a používá se pro zařazení do správného účetního roku.

• Co určuje: do jakého účetního roku se doklad zapíše
• Proč je důležité: má dopad na účetní období a návazné výstupy
• Zákonný význam: jde o údaj, který se běžně vyžaduje a kontroluje

Datum zdanitelného plnění (DUZP)

Datum, kdy se obchod stal a vzniká daňová i účetní povinnost.

• Co určuje: kdy vzniká daňová povinnost a kdy se plnění považuje za uskutečněné
• Typicky: u běžných (nezálohových) dokladů by mělo být uvedeno na dokladu
• Poznámka k zálohám: u zálohových faktur se DUZP může chovat odlišně podle typu dokladu a procesu
• Zákonný význam: zákon ho řeší a v praxi je to klíčové datum pro DPH

Datum splatnosti

Obchodní údaj důležitý pro cashflow a řízení závazků.

• Co určuje: deadline pro úhradu
• Dopad: ovlivňuje přehledy po splatnosti, připomínky a práci s úhradami
• Zákonný význam: typicky čistě obchodní údaj, zákon ho přímo neřeší

Datum odpovědnosti nebo doručení

Používá se u přijatých dokladů a popisuje, kdy byl doklad doručen.

• Kdy se používá: pouze u přijatých dokladů
• Co určuje: ve kterém měsíci uplatníte odpočet a do jakého přiznání DPH doklad patří
• Praktický význam: pomáhá správně zařadit doklad v čase podle doručení

Datum KH nebo DPH

Technický údaj používaný pro kontrolní hlášení nebo DPH logiku u přijatých dokladů.

• Kdy se používá: pouze u přijatých dokladů
• Co určuje: byrokratické pole, v praxi bývá shodné s datem uplatnění DPH nebo s DUZP
• Poznámka: některé účetní programy ho mimo Pohodu vůbec nemají

Datum účetního případu

Technické datum, které určuje zápis do účetního deníku.

• Co určuje: datum, kdy se doklad zapíše do účetního deníku
• Typicky: v praxi bývá shodné s DUZP
• Poznámka: jde o byrokratické pole, které je důležité mít konzistentní

Poznámky

Záložka Poznámky slouží pro komunikaci u konkrétního dokladu. Hodí se, když:

• chybí informace na dokladu a potřebujete ji doplnit
• doklad je nečitelný a je potřeba lepší sken
• chcete u dokladu zanechat vysvětlení pro kolegy v týmu

Viditelnost poznámky

Každá poznámka má nastavení, kdo ji uvidí.

• Soukromé: poznámka je jen pro autora, hodí se jako interní připomínka
• Sdílené s účetním týmem: poznámku vidí účetní v kanceláři, hodí se pro předání kontextu kolegům
• Sdílené i s klientem: poznámku vidí účetní i klient, hodí se pro dotazy a doplnění chybějících informací

Upozornění e-mailem a odpověď z e-mailu

K poznámce lze poslat e-mailové upozornění vybraným uživatelům.

• Příjemce dostane notifikaci e-mailem a může si otevřít detail dokladu přímo v TAXY
• Příjemce může na notifikační e-mail odpovědět ze svého e-mailového klienta, odpověď se automaticky propíše zpět do poznámek u daného dokladu v TAXY
• Účetní pak vidí odpověď u dokladu a zároveň dostane upozornění e-mailem, že přišla nová zpráva

Přílohy

Záložka Přílohy obsahuje soubory navázané na dokument.

• Přílohy mohou být původní soubory ze sběrného e-mailu nebo doplněné ručně
• Přílohy se hodí pro doplnění souvisejících dokumentů, které mají zůstat u stejného účetního případu

Historie

Záložka Historie ukazuje časovou osu změn a akcí na dokumentu.

• kdo a kdy dokument změnil
• jaké akce proběhly (vytěžení, potvrzení, přenos)
• případné změny stavu a důležité události

V historii se evidují mimo jiné tyto akce:

• Dokument byl nahrán do TAXY (např. web, mobilní aplikace, sběrný e-mail, chytrý sběrný e-mail, vznik rozdělením)
• Dokument byl upraven
• Dokument byl vytěžen nebo dokument se nepovedlo vytěžit
• Dokument byl potvrzen nebo zrušeno potvrzení dokumentu
• Dokument byl schválen klientem nebo dokument zamítnut klientem
• Byla upravena schvalovací cesta
• Dokument byl přesunut (včetně přesunu do jiné účetní jednotky)
• Typ dokumentu byl změněn
• Název dokumentu byl změněn
• Dokument byl rozdělen nebo rozdělení dokumentu bylo zrušeno
• Dokument byl přesunut do koše nebo dokument byl obnoven z koše
• Přidána příloha nebo odebrána příloha
• Dokument připojen jako příloha (sloučení do jiného dokumentu jako příloha)
• Dokument byl propojen s bankovním pohybem nebo odpojen od bankovního pohybu
• Dokument byl přenesen do účetního programu
• Dokument byl exportován do XML (ručně)
• Nahrání do účetního programu bylo potvrzeno
• Dokument byl upraven v účetním programu (synchronizace změn)
• Faktura byla uhrazena v účetním programu (synchronizace stavu úhrady)
• Dokument byl vytvořen přes TAXY Connector, upraven přes TAXY Connector nebo smazán přes TAXY Connector
• Dokument byl přenesen z vygenerované faktury ze systému TAXY