Vytěžování a detail dokumentu

Tato stránka popisuje modul vytěžování a práci s detailem dokumentu v TAXY. Zaměřuje se na to, co účetní vidí a ovládá při kontrole dokladu, jaké existují stavy dokumentu a jak správně chápat datumy v sekci Hlavička.

Kde detail dokumentu najdete

Detail dokumentu otevřete typicky z přehledu dokumentů u klienta.

• Klient → Dokumenty → Všechny (nebo konkrétní složka) → klik na řádek dokumentu nebo ikona tužky

Po otevření se zobrazí boční panel se záložkami a vpravo náhled souboru (PDF nebo obrázek).

Detail dokumentu: hlavní lišta (hlavička)

V horní části detailu je hlavní lišta, která shrnuje kontext dokumentu a nabízí rychlé akce.

• Název (title): zpravidla název souboru, například invoice_26030149.pdf
• Stav dokumentu: stav zpracování dokumentu, který určuje, co je možné měnit a jaké akce jsou dostupné
• Pořadí v seznamu: indikace typu „2 z 301“ a tlačítka pro přeskok na předchozí nebo další dokument
• Rychlé akce: dostupné volby závisí na stavu dokumentu a na oprávněních

Pořadí a přeskakování na další dokument

Detail je navázaný na aktuální seznam (například „Všechny dokumenty“ nebo konkrétní složka). Díky tomu můžete postupně procházet dokumenty bez návratu do tabulky.

• Pořadí: ukazuje, kolikátý dokument prohlížíte v daném kontextu
• Šipky: přejdou na předchozí nebo další dokument v pořadí
• Klávesnice: přeskakování je možné i pomocí klávesových šipek. Typicky šipka vlevo nebo nahoru otevře předchozí dokument, šipka vpravo nebo dolů otevře další dokument.

Akce v hlavičce

Nejčastější akce v hlavičce detailu:

• Stažení: stáhne původní soubor dokladu
• Znovu vytěžit: zopakuje vytěžení dokumentu
• Otočit dokument: otočí špatně orientovaný doklad, například sken nahraný na šířku. Otočení se zapíše do historie dokumentu.
• Vytisknout dokument: připraví zobrazený doklad k tisku a otevře tiskový dialog, bez nutnosti soubor stahovat (v menu dalších akcí, spolu s Nahradit soubor dokumentu a Přesunout do koše)
• Rozstřižení: rozdělí jeden soubor na více dokumentů, typicky při nahrání skenu s více doklady v jednom PDF
• Zrušit potvrzení: vrátí dokument do stavu před potvrzením, aby bylo možné provést opravy a znovu ho potvrdit

U dokumentů, které přišly e-mailem, je v hlavičce navíc modrý odznak E-mail. Po najetí myší se zobrazí obsah původní zprávy, takže při kontrole faktury nemusíte hledat zdrojový e-mail v inboxu.

Rozstřižení zvládne i více účtenek na jedné stránce — jednotlivé doklady označíte na náhledu výřezy myší a z každého výřezu vznikne samostatný dokument. Před potvrzením vidíte náhledy výsledných dokumentů. V Inboxu se původní soubor po rozdělení přesouvá do koše automaticky, nic tedy nezůstává v přehledu dvakrát.

Dostupnost těchto akcí se mění podle toho, zda je dokument už potvrzený nebo přenesený do účetního programu.

Přizpůsobení rozložení detailu

Rozložení detailu si můžete upravit podle svého monitoru. Tužkou Upravit rozvržení dokumentu vedle názvu zapnete editační mód:

• táhly změníte šířku celého panelu i sekce s údaji,
• kulatým tlačítkem Prohodit strany si údaje a náhled dokladu vymění místo — hodí se, když preferujete doklad vlevo a data vpravo.

Změny potvrdíte tlačítkem Uložit rozvržení. Nastavení se pamatuje pro váš účet a platí pro další otevřené doklady.

Stav dokumentu a typické funkce

Stavy dokumentu popisují, v jaké fázi zpracování doklad je. Stav ovlivňuje editaci údajů, dostupné akce i to, zda je dokument „uzamčený“.

• Vytěžen: systém načetl údaje z dokladu (AI nebo datová vrstva jako ISDOC). V této fázi typicky následuje kontrola.
• Čeká na schválení klientem: dokument čeká na rozhodnutí klienta v klientském schvalovacím workflow. V tomto stavu účetní nemůže dokument potvrdit, ale může upravit údaje a změny uložit.
• Čeká na potvrzení účetním: dokument je připravený ke kontrole a potvrzení účetním.
• Potvrzen: účetní dokument potvrdil, v praxi je uzavřený pro účetní účely a je omezené, co lze měnit.
• Přenesen: dokument byl přenesen do účetního programu.

Typicky navazující funkce:

• Vytěžit: spustí nebo zopakuje vytěžení, hodí se po rozstřižení nebo při špatně načtených údajích
• Uložit: uloží úpravy v záložce Údaje
• Potvrdit správnost: uzavře kontrolu a dokument potvrdí
• Zrušit potvrzení: vrátí dokument do režimu úprav

Detail dokumentu: boční panel a záložky

V bočním panelu jsou záložky:

• Údaje
• Poznámky
• Přílohy
• Historie

Údaje

Záložka Údaje je hlavní místo pro kontrolu vytěžených informací a doplnění chybějících údajů. Typicky obsahuje sekce jako:

• Typ dokumentu, Typ faktury, případně další zařazení
• Platba (například ruční úprava stavu platby)
• Hlavička (identifikátory dokladu a datumy)
• Dodavatel a Odběratel
• Položky a jejich úpravy
• Rekapitulace částek

Kontrolu urychluje interaktivní zvýraznění: po najetí na pole se náhled dokladu posune na odpovídající hodnotu a zvýrazní ji, včetně polí Základ DPH a DPH.

Dodavatel a Odběratel

Protistranu na dokladu TAXY páruje s adresářem klienta. Nespárovaný kontakt poznáte podle štítku Nový kontakt — můžete ho spárovat tlačítkem Vybrat z adresáře, nebo údaje dohledat z ARESu: lupa u pole IČ i u názvu firmy doplní název, IČ, DIČ a adresu.

U spárovaného kontaktu otevře najetí na jeho název přehled protistrany s adresou, IČ/DIČ a doklady, které s ní už v TAXY a v účetnictví máte. Uživatelé s přístupem do adresáře mají i přímý proklik na kartu kontaktu.

Pokud IČ dodavatele nebo odběratele na faktuře neodpovídá klientovi, do kterého je doklad nahraný, zobrazí se v detailu červené varování. Tak poznáte doklad nahraný omylem k jinému subjektu dřív, než ho zaúčtujete.

Položky na dokumentu

Sekce Položky zobrazuje vytěžené řádky faktury. U každého řádku lze upravit název, množství, sazbu DPH, středisko a další pole podle nastavení klienta. Vytěžuje se i kód položky (číslo zboží z faktury) — přenáší se do exportů pro účetní a skladové programy (Pohoda, Money S3, ABRA Flexi, ISDOC).

Dostupné akce:

• Kopírovat položku — vytvoří kopii řádku, kterou upravíte (např. jiné středisko)
• Poměrové rozdělení — rozdělí jednu položku na více řádků podle poměru na střediska a sazby DPH
• Vypnout položku — řádek se nepošle do přenosu, rekapitulace zůstává samostatně

Po úpravách vždy ověřte soulad položek s Rekapitulací částek. Více k typickým problémům je v Vytěžování položek vs. rekapitulace.

Nastavení vytěžování položek

Vytěžování položek lze nastavit odděleně pro přijaté a vydané faktury. U vydaných faktur tak můžete položky vytěžovat detailně, zatímco u přijatých dokladů se omezíte jen na hlavičkové údaje bez rozpisu položek (nebo naopak). Nastavení najdete u klienta v konfiguraci vytěžování.

Pokud položky u konkrétního dokladu chybí nebo je potřebujete načíst dodatečně, použijte v detailu dokumentu tlačítko pro dotěžení položek.

Automatické učení střediska a zakázky

TAXY se z historie dokladů učí předvyplňovat středisko a zakázku, aby je nebylo nutné zadávat ručně u každého dokladu. Učení lze vypnout v nastavení firmy, samostatně pro střediska i pro zakázky. Po vypnutí se daná hodnota nepředvyplňuje a zadáváte ji vždy ručně.

Přenos do účetního programu

V detailu dokumentu lze u vybraných typů dokladů zvolit, že se doklad do účetního programu nepřenáší. Doklad pak zůstane potvrzený v TAXY bez exportu. Podrobnosti k typům a exportu viz Typ dokladu při exportu.

Hlavička: identifikátory

V hlavičce se obvykle řeší zejména:

• Číslo dokladu
• Variabilní symbol
• případně další identifikátory podle typu dokladu

Hlavička: datumy

Datumy jsou v TAXY pojmenované tak, aby odpovídaly terminologii v účetních programech. Každé datum má jiný účel a dopad.

Datum zápisu

Prakticky odpovídá „datumu vystavení“ a používá se pro zařazení do správného účetního roku.

• Co určuje: do jakého účetního roku se doklad zapíše
• Proč je důležité: má dopad na účetní období a návazné výstupy
• Zákonný význam: jde o údaj, který se běžně vyžaduje a kontroluje

Datum zdanitelného plnění (DUZP)

Datum, kdy se obchod stal a vzniká daňová i účetní povinnost.

• Co určuje: kdy vzniká daňová povinnost a kdy se plnění považuje za uskutečněné
• Typicky: u běžných (nezálohových) dokladů by mělo být uvedeno na dokladu
• Poznámka k zálohám: u zálohových faktur se DUZP může chovat odlišně podle typu dokladu a procesu
• Zákonný význam: zákon ho řeší a v praxi je to klíčové datum pro DPH

Datum splatnosti

Obchodní údaj důležitý pro cashflow a řízení závazků.

• Co určuje: deadline pro úhradu
• Dopad: ovlivňuje přehledy po splatnosti, připomínky a práci s úhradami
• Zákonný význam: typicky čistě obchodní údaj, zákon ho přímo neřeší

Datum odpovědnosti nebo doručení

Používá se u přijatých dokladů a popisuje, kdy byl doklad doručen.

• Kdy se používá: pouze u přijatých dokladů
• Co určuje: ve kterém měsíci uplatníte odpočet a do jakého přiznání DPH doklad patří
• Praktický význam: pomáhá správně zařadit doklad v čase podle doručení

Datum KH nebo DPH

Technický údaj používaný pro kontrolní hlášení nebo DPH logiku u přijatých dokladů.

• Kdy se používá: pouze u přijatých dokladů
• Co určuje: byrokratické pole, v praxi bývá shodné s datem uplatnění DPH nebo s DUZP
• Poznámka: některé účetní programy ho mimo Pohodu vůbec nemají

Datum účetního případu

Technické datum, které určuje zápis do účetního deníku.

• Co určuje: datum, kdy se doklad zapíše do účetního deníku
• Typicky: v praxi bývá shodné s DUZP
• Poznámka: jde o byrokratické pole, které je důležité mít konzistentní

Poznámky

Záložka Poznámky slouží pro komunikaci u konkrétního dokladu. Hodí se, když:

• chybí informace na dokladu a potřebujete ji doplnit
• doklad je nečitelný a je potřeba lepší sken
• chcete u dokladu zanechat vysvětlení pro kolegy v týmu

Viditelnost poznámky

Každá poznámka má nastavení, kdo ji uvidí.

• Soukromé: poznámka je jen pro autora, hodí se jako interní připomínka
• Sdílené s účetním týmem: poznámku vidí účetní v kanceláři, hodí se pro předání kontextu kolegům
• Sdílené i s klientem: poznámku vidí účetní i klient, hodí se pro dotazy a doplnění chybějících informací

Upozornění e-mailem a odpověď z e-mailu

K poznámce lze poslat e-mailové upozornění vybraným uživatelům.

• Příjemce dostane notifikaci e-mailem a může si otevřít detail dokladu přímo v TAXY
• Příjemce může na notifikační e-mail odpovědět ze svého e-mailového klienta, odpověď se automaticky propíše zpět do poznámek u daného dokladu v TAXY
• Účetní pak vidí odpověď u dokladu a zároveň dostane upozornění e-mailem, že přišla nová zpráva

Přílohy

Záložka Přílohy obsahuje soubory navázané na dokument.

• Přílohy mohou být původní soubory ze sběrného e-mailu nebo doplněné ručně
• Přílohy se hodí pro doplnění souvisejících dokumentů, které mají zůstat u stejného účetního případu

Historie

Záložka Historie ukazuje časovou osu změn a akcí na dokumentu.

• kdo a kdy dokument změnil
• jaké akce proběhly (vytěžení, potvrzení, přenos)
• případné změny stavu a důležité události

V historii se evidují mimo jiné tyto akce:

• Dokument byl nahrán do TAXY (např. web, mobilní aplikace, sběrný e-mail, chytrý sběrný e-mail, vznik rozdělením)
• Dokument byl upraven
• Dokument byl vytěžen nebo dokument se nepovedlo vytěžit
• Dokument byl potvrzen nebo zrušeno potvrzení dokumentu
• Dokument byl schválen klientem nebo dokument zamítnut klientem
• Byla upravena schvalovací cesta
• Dokument byl přesunut (včetně přesunu do jiné účetní jednotky)
• Typ dokumentu byl změněn
• Název dokumentu byl změněn
• Dokument byl rozdělen nebo rozdělení dokumentu bylo zrušeno
• Dokument byl přesunut do koše nebo dokument byl obnoven z koše
• Přidána příloha nebo odebrána příloha
• Dokument připojen jako příloha (sloučení do jiného dokumentu jako příloha)
• Dokumenty byly sloučeny do jednoho souboru (fyzické spojení vybraných souborů do jednoho vícestránkového PDF, který se vytěží jako celek)
• Dokument byl otočen (změna orientace náhledu)
• Dokument byl propojen s bankovním pohybem nebo odpojen od bankovního pohybu
• Dokument byl přenesen do účetního programu
• Dokument byl exportován do XML (ručně)
• Nahrání do účetního programu bylo potvrzeno
• Dokument byl upraven v účetním programu (synchronizace změn)
• Faktura byla uhrazena v účetním programu (synchronizace stavu úhrady)
• Dokument byl vytvořen přes TAXY Connector, upraven přes TAXY Connector nebo smazán přes TAXY Connector
• Dokument byl přenesen z vygenerované faktury ze systému TAXY

Časté problémy s vytěžováním

Operativní návody k nejčastějším situacím z praxe najdete v sekci Řešení častých situací — vytěžování. Přehled:

Obecný popis OCR workflow: Vytěžování dokladů (OCR).