Vytěžování dokladů (OCR)
Jak v TAXY funguje vytěžování dokladů, co se z dokladu načítá a proč je nutná následná kontrola účetní.
OCR v TAXY převádí údaje z nahraného dokladu do strukturované podoby, se kterou můžete dál pracovat v účetním workflow.
Jak mi tohle pomůže v reálné práci?
Ušetříte čas při ručním přepisování dat. Získáte připravený základ pro kontrolu, schvalování a export do účetního systému.
Kde to najdu?
- V levém menu otevřete Klienti.
- V detailu klienta otevřete přehled dokladů.
- Otevřete detail konkrétního dokladu a zkontrolujte vytěžené údaje.
Postup krok za krokem
- Nahrajte doklad do klientského účtu.
- Počkejte na zpracování OCR na pozadí.
- Otevřete detail dokladu a zkontrolujte vytěžené položky.
- Připravte doklad na navazující krok, obvykle kontrolu nebo schvalování.
Na co si dát pozor
- OCR běží na pozadí a může trvat sekundy až minuty podle typu dokladu a zatížení.
- Vytěžení není finální účetní kontrola, vždy ověřte klíčová pole.
- Není aktuálně doloženo v dokumentaci, že by OCR mělo 100% přesnost ve všech případech.
Co se typicky vytěžuje
- dodavatel a odběratel
- částka a rekapitulace DPH
- datumy v hlavičce
- položky faktury (pokud je u klienta zapnuté položkové vytěžování)
- další základní údaje podle typu dokladu
ISDOC a datová vrstva
U faktur s ISDOC nebo jinou datovou vrstvou se údaje načítají přímo ze struktury souboru. Přesnost je vyšší než u čistého OCR ze skenu. Pokud klient pošle jen PDF bez datové vrstvy, platí stejná pravidla jako u běžného skenu.
Znovu vytěžit a rozstřižení
V detailu dokumentu můžete spustit Znovu vytěžit po nahrazení souboru nebo po rozstřižení PDF s více doklady. U jednoho souboru s více fakturami nejdřív rozdělte dokument, pak u každého vzniklého dokladu zkontrolujte vytěžení.
Časté problémy z praxe
| Situace | Kam jít |
|---|---|
| Špatné datum (formát s lomítkem, dvoumístný rok) | Špatné datum na dokladu |
| Více dokladů v jednom PDF | Více dokladů v jednem PDF |
| Doklad se nevytěží nebo točí znovu | Doklad se nevytěží nebo se točí znovu |
| Prohozený dodavatel a odběratel | Prohozený dodavatel a odběratel |
| Součet položek nesouhlasí s rekapitulací | Vytěžování položek vs. rekapitulace |