Kontrola a oprava vytěžených dat

Kontrola dat je kritický krok mezi vytěžením dokladu a jeho potvrzením účetní.

Jak mi tohle pomůže v reálné práci?

Snížíte chybovost v účetnictví a předejdete vracení dokladů. Ověřená data zrychlí navazující export i reporting.

Kde to najdu?

1. V levém menu otevřete Klienti.
2. V detailu klienta otevřete přehled dokladů.
3. Otevřete detail dokladu a část s vytěženými daty.

Postup krok za krokem

1. Otevřete doklad ve stavu Rozpoznáno nebo Ke schválení.
2. Zkontrolujte částku, DPH, dodavatele a datum.
3. Opravte nesrovnalosti přímo v detailu dokladu.
4. Uložte změny a nastavte další stav podle interního postupu týmu.

Povinné kontrolní body

• částka a rekapitulace DPH
• dodavatel a odběratel (typ dokladu FP / FV)
• datumy v hlavičce (zápis, DUZP, splatnost)
• střediska a předkontace, pokud je klient používá
• návaznost na aktuální stav dokladu

Položky na dokumentu

V záložce Údaje → Položky upravíte vytěžený rozpis řádků faktury. Tabulka je přehlednější a umožňuje rychleji měnit sazby DPH, množství a střediska.

• Kopírování řádků: vybranou položku zkopírujete a upravíte jen rozdíly (např. jiné středisko nebo sazba DPH).
• Poměrové rozdělení: jednu položku rozdělíte na více řádků podle poměru na konkrétní střediska a sazby DPH. Hodí se u společných nákladů, které patří na více středisek.
• Vypnutí položky: jednotlivý řádek vypnete, pokud nemá jít do přenosu, ale rekapitulace zůstává správná.

Více k nesouladu položek a rekapitulace je v Vytěžování položek vs. rekapitulace.

Doklad bez přenosu do účetního programu

U některých dokumentů (interní podklady, XML, tabulky) nechcete přenos do účetního programu. V detailu dokumentu můžete zvolit, že se doklad do účetního programu nepřenáší. Doklad pak potvrdíte a archivujete v TAXY bez exportu. Podrobnosti k typům dokladů viz Typ dokladu při exportu.

Na co si dát pozor

• Nevynechávejte kontrolu ani u známých dodavatelů.
• Pokud doklad čeká na klientské schvalování, neobcházejte schvalovací krok.
• Není aktuálně doloženo v dokumentaci, že by všechny opravy šly hromadně pro každý typ dokladu.

Co dělá účetní

• kontroluje a opravuje data dokladu
• rozhoduje, zda je doklad připravený na potvrzení účetní

Co dělá klient

• schvaluje doklad, pokud je zapnuté klientské schvalování

Související stránky

• Vytěžování dokladů (OCR)
• Pravidla a automatizace
• Klientské schvalování dokladů