Vytěžování položek vs. rekapitulace
Proč součet položek nesouhlasí s celkovou částkou, kdy vypnout položkové vytěžování a jak rozúčtovat položky poměrem na střediska, činnosti a zakázky.
Problémy vznikají, když součet položek nesouhlasí s celkovou částkou, často kvůli zaokrouhlování na haléře. Položkové vytěžování je vhodné pro sklad nebo detailní rozpis, ale pro běžné účtování může zbytečně komplikovat přenos.
Kdy stačí rekapitulace
Pokud nepotřebujete položkový rozpis pro sklad, doporučuje se v Nastavení klienta → Vytěžování pomocí AI vypnout volbu Vytěžovat položky faktur. Přenos do účetnictví pak probíhá pouze na základě rekapitulace sazeb DPH, což je rychlejší a méně náchylné k chybám při zaokrouhlování.
Kdy položky ponechat zapnuté
Položky nechte zapnuté, pokud:
- vedete sklad nebo potřebujete detailní rozpis zboží
- rozúčtováváte náklady na více středisek nebo sazeb DPH
- účetní program očekává položkový rozpis při přenosu
Úprava položek v detailu dokumentu
V záložce Údaje → Položky můžete:
- zkopírovat řádek a upravit jen středisko, sazbu DPH nebo částku
- rozúčtovat položky poměrem na více středisek, činností nebo zakázek, viz níže
- vypnout jednotlivý řádek, pokud nemá jít do přenosu
Po každé úpravě zkontrolujte, zda součet položek odpovídá rekapitulaci v záložce Rekapitulace částek.
Rozúčtovat poměrem
Když má jeden náklad připadnout na víc středisek, činností nebo zakázek, nemusíte položky kopírovat ručně. V detailu dokladu v sekci Účtování klikněte na Rozúčtovat poměrem. Tlačítko je dostupné, dokud doklad není potvrzený.
- Okno Rozúčtování poměrem ukáže Částku k rozúčtování. Pokud doklad položky nemá, TAXY je vytvoří z předmětu fakturace a celkové částky dokladu.
- Zvolte způsob Rozdělení: Rovnoměrně, Procentem, Částkou nebo Poměrem.
- Pro každý řádek nastavte Středisko, Činnost nebo Zakázku a jeho podíl. Další řádek přidáte tlačítkem Přidat řádek. Ukazatel Zbývá hlídá, kolik ještě zbývá rozdělit, odkazem Dopočítat poslední hodnotu doplníte zbytek do posledního řádku.
- V náhledu Budou vytvořeny tyto položky zvolíte Sloučit položky (co nejméně řádků), nebo Rozdělit položky, a potvrdíte tlačítkem Použít rozúčtování.
Rozúčtování se projeví v položkách dokladu. Před potvrzením dokladu je zkontrolujte stejně jako ostatní položky.
Položky nesedí s částkou na dokladu
Vytěžené položky se od rekapitulace DPH občas liší o pár haléřů (zaokrouhlení DPH po řádcích, špatně přečtený základ). Rozúčtování by takový rozdíl přeneslo do nových řádků a při potvrzení by se uložil jako zaokrouhlení, které na faktuře není.
Proto okno rozúčtování při nesouladu zobrazí upozornění Položky nesedí s částkou na dokladu se součtem položek, částkou na dokladu a rozdílem. Nabídne dvě možnosti:
- Podle rekapitulace DPH (doporučeno) – rozúčtování vychází z rekapitulace DPH dokladu a původní položky nahradí. Rozdíl nevznikne.
- Podle položek (rozdíl zůstane) – rozúčtují se vytěžené položky a rozdíl zůstane.
Na nesoulad upozorní i souhrn částek v detailu dokladu: „Součet položek … se liší od částky na dokladu … Při potvrzení se rozdíl … uloží jako zaokrouhlení.“ Pokud faktura zaokrouhlení nemá, opravte položky, nebo rozúčtujte podle rekapitulace DPH.
Nesoulad částek — ověřený postup
- Porovnejte rekapitulaci DPH s originálem v náhledu dokladu.
- U položek s haléřovým rozdílem upravte částky ručně nebo vypněte chybné řádky.
- Pokud je rozdíl velký, spusťte Znovu vytěžit nebo doplňte data ručně.
- Teprve po souladu položek a rekapitulace doklad potvrďte.