Duplicity dokumentů

TAXY automaticky kontroluje, zda nahraný doklad už není v systému, a upozorní vás, pokud najde shodu. Cílem je předejít dvojímu zaúčtování — typicky když klient pošle stejný e-mail vícekrát, dorazí PDF i ISDOC současně, nebo dodavatel reuploadl doklad se stejnými parametry.

Jak TAXY duplicity detekuje

Detekce stojí na kombinaci čísla dokladu a dodavatele jako primárního identifikátoru, doplněné o další shodné údaje (částka, variabilní symbol).

TAXY hledá duplicitu napříč více zdroji:

• lokální archiv TAXY u daného klienta
• napojený účetní program (Pohoda, ABRA) — pokud je doklad už zapracovaný v účetnictví, TAXY o tom ví a upozorní vás při nahrání podobného dokladu

Vizualizace varování

Pokud TAXY u dokladu najde shodu, zobrazí se varovný symbol (trojúhelník) před názvem dokumentu v přehledu i v detailu dokladu. U varování je vždy uvedený zdroj nalezené duplicity — tedy jestli jde o shodu s dokladem v lokálním archivu TAXY, v Pohodě, nebo v ABRA. Díky tomu hned víte, kde shodný doklad najít a ověřit. Symbol zůstává viditelný, dokud duplicitu nevyřešíte.

Co dělat při označení duplicity

Postupujte v tomto pořadí:

1. Ověřit shodu v detailu

Otevřete detail označeného dokladu a podle zdroje uvedeného u varování najděte existující záznam (v archivu TAXY, případně v Pohodě nebo ABRA). Porovnejte datum, částku, variabilní symbol a stranu plnění.

2. Skutečná duplicita → Sloučit

Pokud jde o opravdu stejný doklad nahraný vícekrát (typicky PDF i ISDOC ze stejného e-mailu nebo opakované nahrání), použijte ve spodní liště akcí volbu Sloučit. Doklady se spojí do jednoho a v historii hlavního dokumentu zůstane záznam o připojených přílohách.

3. Není to duplicita → Označit jako OK

Pokud má doklad shodné parametry, ale je to fakticky odlišné plnění (například dodavatel použil omylem stejné číslo faktury s jiným datem nebo dvě plnění mají shodný variabilní symbol), použijte akci Označit jako OK.

Po potvrzení:

• varovný symbol u dokladu zmizí
• stav dokladu se aktualizuje a jde standardně dál do zpracování
• akce se zapíše do historie dokladu (kdo a kdy potvrdil)

Akce je dostupná u dokladu, který TAXY označil jako duplicitu, a používá se hlavně tehdy, když už doklad prošel zpracováním a varování zbytečně zůstává.

Známé situace

• PDF i ISDOC v jednom e-mailu — TAXY rozpozná, dvě verze téhož dokladu sloučte.
• Klient pošle stejný e-mail dvakrát — TAXY upozorní, sloučte nebo vraťte klientovi.
• Stejný doklad v TAXY i v účetním programu — typicky když účetní zadal doklad ručně do Pohody a klient pak nahrál stejný doklad do TAXY. Ověřte a buď doklad v TAXY smažte, nebo (pokud má být v obou kvůli evidenci) Označte jako OK.
• Různá plnění se stejnými parametry — dodavatel reusoval číslo faktury nebo VS, ale fakticky jde o jiné plnění. Označte jako OK.

Falešná duplicita po sloučení

Po akci Sloučit může u hlavního dokladu krátce zůstat varování, nebo se varování objeví u dokladu, který už s duplicitou nesouvisí.

Postup:

1. Otevřete detail hlavního dokladu a Historii — ověřte, že sloučení proběhlo.
2. Pokud jde o stejný doklad (PDF + ISDOC), ponechte sloučený stav a použijte Označit jako OK, pokud varování zůstává.
3. Obnovte stránku — stav se někdy aktualizuje až po načtení dat ze serveru.

Duplicita v adresáři partnerů v Pohodě

TAXY může hlásit shodu s dokladem v Pohodě, i když v TAXY duplicitu nevidíte. Typicky jde o stejného dodavatele a číslo dokladu už zaúčtované v účetním programu.

Postup:

1. Ověřte zdroj varování — Pohoda vs. lokální archiv TAXY.
2. V Pohodě najděte existující doklad podle čísla a dodavatele.
3. Pokud je doklad v TAXY jen evidenční kopie, Označte jako OK nebo doklad v TAXY odstraňte podle interního postupu.
4. U opakujících se dodavatelů zkontrolujte synchronizaci číselníků partnerů — viz Synchronizace číselníků.

Prevence

• Klientům doporučte posílat jeden doklad v jednom e-mailu a neopakovat odeslání téhož e-mailu.
• Pokud potřebují nahrát víc dokladů najednou, ať použijí přímé nahrání v aplikaci (drag-and-drop) místo opakovaného odesílání e-mailu.
• U dodavatelů, kteří chybně přeposílají vlastní e-maily, doporučte filtr nebo přímou komunikaci o úpravě procesu.