Struktura složek napříč klienty
Jak efektivně nastavit a kopírovat strukturu složek u více klientů, doplnit rok v archivu a zamknout složku před změnami.
Dotazy z podpory často směřují k neefektivnímu ručnímu zakládání stejných složek u desítek klientů. V inbox režimu navíc struktura slouží hlavně jako Účetní archiv, zatímco nové doklady přicházejí do Doručených.
Zkopírovat strukturu od jiného klienta
Nejrychlejší postup pro nového klienta nebo sjednocení agendy:
- U vzorového klienta připravte ideální strom složek (rok, měsíce, složky pro úřady apod.).
- U cílového klienta v modalu Zvolte si strukturu svých složek zvolte Zkopírovat strukturu od jiného klienta.
- Vyberte vzorového klienta a potvrďte.
Zkopíruje se celý strom včetně názvů a vztahů nadřazená/podřízená složka. Doklady se nekopírují.
Stejný princip použijte i při migraci na inbox, pokud zvolíte variantu Udělat ze současné struktury archiv. Podrobnosti k přechodu jsou v Migrace na inbox.
Více k prvnímu nastavení struktury je v Správa a stavy dokladů.
Doplnění složky pro nový rok (např. 2027)
Když přijde nový kalendářní rok, u klienta doplňte strukturu archivu:
- Otevřete Dokumenty klienta → Účetní archiv (nebo strom složek ve starém režimu).
- Využijte akci typu Vytvořit strukturu pro rok [aktuální rok] — TAXY zkopíruje vzor z předchozího roku (měsíční podsložky 1–12, účetní období).
- Pokud akce není k dispozici, založte rok a měsíce ručně podle vzoru u jiného klienta nebo zkopírujte strukturu od vzorového klienta.
Po migraci na inbox se při zakládání nové struktury archivu zakládá jen aktuální rok. Starší roky necháváte beze změny, budoucí rok přidáte až ve chvíli, kdy ho potřebujete.
Zamčení složky
Aby klient omylem nenahrával do uzavřeného období nebo neměnil strukturu:
- V menu složky (ikona nastavení u složky) zvolte Zamknout složku.
- Do zamčené složky nelze nahrávat nové soubory ani ji upravovat (přejmenování, podsložky).
- Pro další práci zvolte Odemknout složku.
Zamčení je vhodné u uzavřených měsíců po kontrole nebo u archivních ročníků, které už nemají přibývat doklady.
Inbox vs. klasický strom složek
| Režim | Kde přicházejí nové doklady | Role složek |
|---|---|---|
| Klasický | Klient vybírá složku při nahrání | Složky = pracovní i archivní místo |
| Inbox | Doručené doklady | Složky v archivu = cíl po zpracování |
U inbox klienta tedy strukturu složek řešíte hlavně pro archivaci a dohledání, ne jako vstupní frontu.