Struktura složek napříč klienty

Dotazy z podpory často směřují k neefektivnímu ručnímu zakládání stejných složek u desítek klientů. V inbox režimu navíc struktura slouží hlavně jako Účetní archiv, zatímco nové doklady přicházejí do Doručených.

Zkopírovat strukturu od jiného klienta

Nejrychlejší postup pro nového klienta nebo sjednocení agendy:

1. U vzorového klienta připravte ideální strom složek (rok, měsíce, složky pro úřady apod.).
2. U cílového klienta v modalu Zvolte si strukturu svých složek zvolte Zkopírovat strukturu od jiného klienta.
3. Vyberte vzorového klienta a potvrďte.

Zkopíruje se celý strom včetně názvů a vztahů nadřazená/podřízená složka. Doklady se nekopírují.

Stejný princip použijte i při migraci na inbox, pokud zvolíte variantu Udělat ze současné struktury archiv. Podrobnosti k přechodu jsou v Migrace na inbox.

Více k prvnímu nastavení struktury je v Správa a stavy dokladů.

Doplnění složky pro nový rok (např. 2027)

Když přijde nový kalendářní rok, u klienta doplňte strukturu archivu:

1. Otevřete Dokumenty klienta → Účetní archiv.
2. V menu složky předchozího roku zvolte Duplikovat složku (vč. podsložek). Vznikne kopie celého stromu s příponou „(kopie)“, doklady se nekopírují. Pokud byla původní složka zamčená, je zamčená i kopie.
3. Kopii přejmenujte na nový rok (Přejmenovat složku) a u podsložek upravte období.

Místo duplikace můžete složku roku založit ručně (Vytvořit novou podsložku) a měsíce doplnit akcí Vytvořit měsíční podsložky, viz níže.

Duplikace i měsíční podsložky jsou dostupné v Účetním archivu. U klienta v klasickém režimu složek založte rok a měsíce ručně, nebo strukturu zkopírujte od vzorového klienta.

Po migraci na inbox se při zakládání nové struktury archivu zakládá jen aktuální rok. Starší roky necháváte beze změny, budoucí rok přidáte až ve chvíli, kdy ho potřebujete.

Vytvořit měsíční podsložky

Měsíce 1–12 nemusíte zakládat po jedné. V Účetním archivu otevřete menu složky roku a zvolte Vytvořit měsíční podsložky. V okně nastavíte:

• Rok – TAXY ho předvyplní podle názvu složky, případně ho upravíte.
• Formát názvu složek – „01, 02 … 12“, „1, 2 … 12“, nebo číslo s názvem měsíce („01 leden“).
• Nastavit složkám období (od–do) podle měsíce – každá podsložka dostane účetní období odpovídající měsíci.

Tlačítko Vytvořit podsložky (N) ukazuje, kolik podsložek vznikne. Měsíce, které ve složce už existují, se přeskočí a doplní se jen chybějící. Když jsou všech 12 měsíců založené, akce se v menu nezobrazuje. Nenabízí se ani u zamčené složky.

Zamčení složky

Aby klient omylem nenahrával do uzavřeného období nebo neměnil strukturu:

1. V menu složky (ikona nastavení u složky) zvolte Zamknout složku.
2. Do zamčené složky nelze nahrávat nové soubory ani ji upravovat (přejmenování, podsložky, smazání).
3. Pro další práci zvolte Odemknout složku.

Zámek platí pro celý strom pod složkou. Když zamknete například rok, jsou zamčené i všechny jeho měsíční podsložky. U podsložky se zobrazí ikona zámku s vysvětlením, že je zamčená kvůli nadřazené složce. Odemknout ji lze jen odemčením nadřazené složky.

U dokladů v zamčené složce (i zděděně zamčené) TAXY blokuje:

• přesun do koše, a to z jakéhokoli pohledu včetně Všech dokumentů
• obnovení z koše do složky, která se mezitím zamkla. Hláška vás vyzve, abyste složku nejdřív odemkli.
• přesun do jiné složky a rozdělení nebo sloučení dokladu
• v inbox režimu výběr zamčené složky jako cílové archivní složky

Pokud je u rozpracovaného dokladu v Doručených dokladech jako cíl nastavená složka, která se mezitím zamkla, doklad se po přenosu do účetního programu do archivu nepřesune a zůstane v Doručených. Složku odemkněte, nebo mu nastavte jinou cílovou složku.

Zamčení je vhodné u uzavřených měsíců po kontrole nebo u archivních ročníků, které už nemají přibývat doklady.

Inbox vs. klasický strom složek

U inbox klienta tedy strukturu složek řešíte hlavně pro archivaci a dohledání, ne jako vstupní frontu.

Související návody

• Migrace na inbox
• Hromadná archivace v inboxu
• Zjednodušená práce s dokumenty (inbox)
• Jak organizovat dokumenty