Hromadná archivace v inboxu
Jak hromadně nastavit archivní složku a archivovat doklady v přehledu Doručené doklady.
V inbox režimu se doklady po zpracování přesouvají z Doručených dokladů do Účetního archivu. U většího počtu dokladů můžete použít hromadné akce v přehledu Doručené doklady.
Dva kroky: složka a archivace
Archivace v inboxu vždy potřebuje znát cílovou složku v archivu. Podle nastavení klienta ji TAXY doplní automaticky z pravidel archivace (datum DUZP, měsíc, rok). Pokud pravidlo neexistuje nebo u dokladu chybí datum, musíte složku určit ručně.
| Krok | Akce v liště hromadných operací | K čemu slouží |
|---|---|---|
| 1 | Určit archivní složku | Nastaví stejnou cílovou složku u vybraných dokladů najednou |
| 2 | Archivovat | Přesune připravené doklady do jejich archivních složek |
Hromadné určení archivní složky
- V Doručených dokladech zaškrtněte doklady, které mají jít do stejné složky archivu.
- V dolní liště zvolte Určit archivní složku.
- Vyberte cílovou složku (např.
Archiv / 2026 / 06) a potvrďte.
TAXY uloží volbu u každého vybraného dokladu. Pokud měly doklady už různé složky, nová volba je přepíše.
Použijte to například u hromadné dávky za jeden měsíc, u které automatické pravidlo nevybralo správnou podsložku.
Hromadná archivace
Tlačítko Archivovat se zobrazí jen u dokladů, které jsou připravené k archivaci (typicky po účetním potvrzení nebo po přenosu do účetního programu).
- Zaškrtněte připravené doklady.
- Zvolte Archivovat.
- V dialogu zkontrolujte počet dokladů, které TAXY přesune.
Důležité: Do hromadné archivace se započítají jen doklady, u kterých TAXY zná cílovou archivní složku (nastavenou ručně nebo z pravidel). Pokud část výběru složku nemá, dialog upozorní, kolik dokladů se archivovat nedá. U těch nejdřív doplňte složku akcí Určit archivní složku, nebo opravte chybějící datum na dokladu.
Kdy stačí archivovat po jednom
U jednotlivých dokladů s nejasnou cílovou složkou je rychlejší otevřít řádek a zvolit Archivovat u konkrétního dokladu. TAXY nabídne výběr složky v dialogu.
Hromadná archivace se vyplatí hlavně u desítek stejnorodých dokladů se stejným obdobím a stejným pravidlem zařazení.
Automatická archivace po potvrzení
V Nastavení klienta → Dokumenty → Účetní doklady → Archivace můžete zapnout automatickou archivaci po finálním účetním potvrzení. Doklady pak po potvrzení (a případně po přenosu do účetního programu) přejdou do archivu bez ručního kliknutí.
Pravidla zařazení do složek (podle data DUZP, data vystavení apod.) nastavíte ve stejné sekci archivace. Podrobnosti k migraci a pravidlům jsou v Migrace na inbox a v Zjednodušená práce s dokumenty (inbox).
Časté problémy
| Problém | Postup |
|---|---|
| Tlačítko Archivovat u výběru chybí | Doklady ještě nejsou potvrzené nebo nejsou ve stavu K archivaci |
| Archivovat jde jen část výběru | U zbylých dokladů nastavte archivní složku nebo doplňte datum pro automatické pravidlo |
| Doklad skončil ve špatné složce | Opravte pravidlo archivace u klienta, u již archivovaného dokladu použijte přesun ve složce archivu |
| Klient nahrál do archivu, ale doklad je v Doručených | U inbox režimu jde o očekávané chování — doklad projde zpracováním, cílová složka je přednastavená. Viz Migrace na inbox |