Migrace na inbox
Přechod klienta na inbox režim, nezpracované doklady po migraci a kdy klient nahrává do archivu místo do Doručených.
Přechod na Zjednodušenou práci s dokumenty (inbox) mění tok od nahrání po archivaci. Tato stránka řeší časté situace z podpory po migraci nebo při plánování přechodu.
Kompletní průvodce krok za krokem s obrázky je v Zjednodušená práce s dokumenty (inbox).
Kdy migraci spustit
Migraci doporučujeme:
- u klienta, kde klient často nahrává do špatné složky
- když chcete jednotný přehled Doručené doklady místo ručního třídění
- postupně po 1–2 klientech, ne hromadně u celé kanceláře najednou
Nejdřív aktivujte modul v Nastavení služeb → Zjednodušená práce s dokumenty (inbox). Noví klienti po aktivaci mají inbox jako výchozí, migraci řešíte jen u stávajících.
Spuštění migrace u klienta
- Otevřete klienta → Dokumenty.
- V banneru nahoře zvolte Aktivovat nový Inbox.
- Projdete průvodce Migrace na nový Inbox (3 nebo 4 kroky podle Trvalých dokumentů).
- V kroku archivace zvolte, zda použít stávající strukturu složek jako archiv, nebo novou doporučenou strukturu (typicky rok → měsíce).
- Na rekapitulaci zkontrolujte upozornění na nezpracované doklady a dokončete migraci.
Co se stane s nezpracovanými doklady
Při migraci TAXY přesune do Doručených dokladů:
- nepotvrzené doklady
- doklady čekající na přenos
- další rozpracované položky podle stavu ve starém režimu
Po dokončení jejich zpracování je systém zařadí do příslušných složek Účetního archivu podle pravidel archivace.
Původní složky klienta zůstávají jako archivní struktura (podle volby v průvodci). Nezmizí.
Staré doklady znovu ve stavu Zkontrolovat
Po aktualizaci TAXY nebo po migraci se někdy objeví starší doklady ve stavu ke kontrole, i když už byly dříve uzavřené. Typické příčiny:
- změna workflow po přechodu na inbox
- hromadná změna u složky nebo stavu
- doklady označené jako ostatní, které se znovu zapojily do fronty
Postup:
- Otevřete Historii v detailu dokumentu a ověřte, kdy se stav změnil.
- U již zaúčtovaných dokladů je nepřenášejte znovu do účetního programu.
- Dokončete potvrzení nebo archivaci podle aktuálního stavu, případně použijte Hromadnou archivaci.
Více k opakovanému vytěžování a točení indikátoru je v Doklad se nevytěží nebo se točí znovu.
Struktura složek po migraci
| Volba v průvodci | Výsledek |
|---|---|
| Udělat ze současné struktury archiv | Stávající strom složek slouží jako Účetní archiv, bez kopírování |
| Udělat novou strukturu archivu | TAXY založí doporučenou strukturu (např. rok a měsíce) pro aktuální rok |
Minulé a budoucí roky v archivu doplňujte podle potřeby — TAXY už automaticky nezakládá rok dopředu. U více klientů se stejnou agendou můžete strukturu kopírovat, viz Struktura složek napříč klienty.
Levé menu po migraci:
- Doručené doklady — rozpracovaná fronta
- Účetní archiv — uzavřené doklady po zpracování
- Trvalé dokumenty — pokud jste je při migraci zapnuli
Klient nahrává do archivu místo do Doručených
U aktivního inbox režimu platí:
- Běžné účetní doklady mají přicházet do Doručených dokladů (web, e-mail, mobil bez výběru konkrétní archivní složky).
- Pokud klient nahraje soubor přímo do složky v Účetním archivu, TAXY doklad stejně zařadí do workflow Doručených, ale s přednastavenou cílovou archivní složkou podle místa nahrání.
Doklad tedy v Doručených nezmizí, jen už má určenou složku pro finální archivaci. Účetní ho zpracuje jako ostatní a po potvrzení přejde do zvolené složky.
Klientům vysvětlte, že pro běžné faktury a účtenky stačí nahrát přes Doručené doklady nebo sběrný e-mail. Přímé nahrání do archivu je pro uzavřené historické podklady, které nepotřebují úplné zpracování — viz kapitola v modulu inbox.
Pro klienty je to popsáno v Nahrávání dokladů.
Po migraci zkontrolujte
- pravidla archivace (podle jakého data se řadí do měsíčních složek)
- účetní potvrzení (počet potvrzení, automatický přenos a archivace)
- zda tým ví, že nová práce probíhá v Doručených, ne ve starém stromu složek