Zjednodušená práce s dokumenty (inbox)

Jak aktivovat nový inbox režim, jak vypadá každodenní práce s Doručenými doklady a Archivem, a jak bezpečně provést migraci klientů.

Modul Zjednodušená práce s dokumenty (inbox) mění způsob, jak v TAXY pracujete s doklady. Místo ručního třídění do složek se pracuje přes přehled Doručené doklady a jasné procesní stavy.

Přidaná hodnota

Méně chyb při nahrávání: klient neřeší, do které složky doklad patří.
Jasný pracovní tok: doklady se posouvají přes konkrétní stavy zpracování.
Lepší přehled pro tým: rychle vidíte, co čeká na účetní a co na klienta.
Oddělení typů dokumentů: účetní doklady a trvalé dokumenty mají odlišný účel.
Bezpečný přechod: migraci můžete zavádět postupně po klientech.

Co se mění oproti původnímu režimu

V původním režimu klient nahrává dokumenty přímo do stromu složek. To je flexibilní, ale často vznikají chyby v zařazení.

V inbox režimu:

doklady přicházejí do přehledu Doručené doklady
účetní je řeší podle stavu
po potvrzení a přenosu se přesouvají do účetního archivu

Prakticky to znamená méně ručního třídění a rychlejší průchod od přijetí po archivaci.

Aktivace v nastavení kanceláře

Nejdřív je potřeba zapnout modul na úrovni účetní kanceláře:

Otevřete Nastavení služeb a modul Zjednodušená práce s dokumenty (inbox).
Aktivujte funkci pro kancelář.
Potom nastavujte přechod u jednotlivých klientů.

Bez této aktivace se nový režim na klientech nezobrazí.

Pro nové klienty: Klienti, které založíte po aktivaci modulu, mají inbox režim nastavený jako výchozí. Migraci tedy řešíte jen u stávajících klientů.

Migrace klienta krok za krokem

Migrace je průvodce Migrace na nový Inbox, který vás provede přechodem ze složkového režimu do inbox režimu. Průvodce má 3 nebo 4 kroky podle toho, zda u klienta budete přijímat i trvalé dokumenty.

U klienta otevřete sekci Dokumenty a klikněte na Aktivovat nový Inbox v banneru nahoře.

Banner pro aktivaci nového Inboxu nad složkami klienta

1. Příjem dokumentů

Zvolte, jaké typy dokumentů budete u klienta v TAXY přijímat:

Účetní doklady — účtenky, faktury a další podklady ke zpracování. Ve výchozím stavu zaškrtnuté.
Trvalé dokumenty — obecné úložiště pro soubory, které se nevytěžují ani nepřenášejí. Ve výchozím stavu nezaškrtnuté, zaškrtněte je jen tehdy, pokud je u klienta opravdu plánujete používat.

Pokud zaškrtnete jen Účetní doklady, průvodce má 3 kroky. Když přidáte i Trvalé dokumenty, přibude 4. krok pro jejich nastavení.

Krok 1 průvodce, Trvalé dokumenty ve výchozím stavu nezaškrtnuté

2. Účetní doklady

V druhém kroku nastavíte chování pro účetní doklady:

Vytěžování — AI vytěžování údajů, automatické zaúčtování, případně vyžadovaný manuální výběr střediska.
Oprávnění klienta — co může klient sám na dokladu upravit (základní údaje, účetní údaje).
Klientské schvalování — pravidla zůstávají stejná jako doteď, detail najdete po migraci v sekci klientského schvalování.
Účetní potvrzení — kolik potvrzení je potřeba (Žádné / Jedno / Dvě / Tři) a kdo potvrzuje (například „Kdokoliv s přístupem ke klientovi"). Administrátor může potvrdit doklad vždy.
Po potvrzení dokladu — volitelné automatické odeslání do účetního programu.

Krok 2 — nastavení Účetních dokladů (vytěžování, oprávnění, potvrzení)

V druhé části kroku 2 nastavíte archivaci:

Udělat ze současné struktury archiv — současné složky klienta se použijí jako archiv bez vytváření kopie.
Udělat novou strukturu archivu — TAXY navrhne doporučenou strukturu (například pro SRO: organizovat po letech a po měsících). Archiv se zakládá pro aktuální rok, minulé i budoucí roky se přidávají postupně, ve chvíli, kdy je potřebujete. Dříve se zakládal i následující rok dopředu, což bylo zbytečné.

Nová struktura archivu — zakládá se pro aktuální rok

K archivaci si dále nastavte pravidla (podle jakého data se má doklad přenášet, do které cílové složky) a pojmenování archivovaných souborů pomocí masky s proměnnými ({InterniCislo}, {Protistrana}, {VariabilniSymbol}, {DatumDUZP} a další). Náhled vám rovnou ukáže příklad výsledného názvu.

3. Trvalé dokumenty (jen pokud jste je vybrali)

Vyberte oblíbené složky pro trvalé dokumenty (Korporátní dokumenty, Smlouvy, Vozový park, Úvěry a leasingy, Personalistika a mzdy, …) nebo si přidejte vlastní. Náhled struktury vpravo vám ukáže výsledek.

Krok 3 — výběr oblíbených složek pro Trvalé dokumenty

4. Rekapitulace

Závěrečný krok zobrazí přehled nastavení (workflow, AI zpracování, archiv, trvalé složky, pojmenování souborů) a upozorní vás na doklady, které ještě nebyly zpracovány.

Nepotvrzené doklady a doklady k přenosu se při migraci automaticky přesunou do sekce Doručené doklady, kde dokončíte jejich zpracování. Když je v Doručených dokončíte, systém je automaticky zařadí zpět do příslušných složek archivu.

Krok 4 — rekapitulace s upozorněním na nezpracované doklady

Po stisknutí Dokončit migraci se dokumenty zpracovávají v novém režimu a původní složky slouží hlavně jako archivní struktura.

Doručené doklady

Přehled Doručené doklady je hlavní pracoviště v inbox režimu. Tady vidíte všechny nové doklady, které ještě nejsou potvrzené a přenesené do archivu.

V levém menu klienta najdete sekci Doručené doklady a pod ní Účetní archiv (rozdělený po letech a měsících) a Trvalé dokumenty. Adresa sběrného e-mailu klienta je vždy po ruce v hlavičce přehledu.

Doručené doklady — celkový pohled po migraci

Filtrace a řazení

Doručené doklady lze filtrovat a řadit stejně jako ostatní přehledy dokumentů. Klikněte na hlavičku sloupce pro řazení nebo otevřete filtr a vyberte stavy, typy, klienta nebo zdroj příjmu. K rychlému přepínání mezi stavy slouží záložky Všechny / Ke zpracování účetním / Čeká na klienta / K přenosu / Archivované v hlavičce přehledu.

U dokladů přijatých přes sběrný e-mail se v přehledu zobrazuje podskupina podle původního e-mailu. Řazení v takové skupině probíhá v rámci skupiny — přílohy z jedné zprávy zůstávají pohromadě v pořadí od nejnižší.

Filtrace a řazení v Doručených dokladech

Počty dokladů v záložkách

V hlavičce přehledu Doručených dokladů vidíte záložky s počtem dokladů v jednotlivých stavech (Všechny, Ke zpracování účetním, Čeká na klienta, K přenosu, Archivované). Počty se obnovují při změně filtru a při příchodu nových dokladů, nemusíte stránku ručně obnovovat.

Počty pomáhají rychle odhadnout zátěž týmu u klienta a prioritizovat frontu ke zpracování.

Automatické zařazení do archivních složek

Po potvrzení (a případně po přenosu do účetního programu) TAXY doklad zařadí do složky v Účetním archivu podle pravidel nastavených u klienta:

podle data DUZP, data vystavení nebo jiného pole z nastavení archivace
do cílové podsložky (typicky měsíc v rámci roku)
s názvem souboru podle masky (proměnné jako interní číslo, protistrana, VS, datum)

Pravidla nastavíte v Nastavení klienta → Dokumenty → Účetní doklady → Archivace. Při migraci je konfigurujete v průvodci v kroku archivace.

Pokud pravidlo cílovou složku neurčí (chybí datum, nestandardní doklad), účetní ji doplní ručně nebo hromadně — viz Hromadná archivace v inboxu.

Při zapnuté automatické archivaci po potvrzení doklad po finálním potvrzení přejde do archivu bez dalšího kliknutí, pokud je známá cílová složka.

Vyhledávání napříč Doručené a Archiv

Vyhledávání nad dokumenty hledá nejen v Doručených, ale i v Archivu. Stačí zadat text (název, dodavatele, číslo dokladu) do pole Hledat v hlavičce. Volba Včetně archivu v hlavičce přehledu rozšiřuje výsledky i o doklady, které už jsou archivované — u nich vidíte rovnou archivní složku (například Archiv / 2026 / 02) a kdo doklad nahrál.

Vyhledávání napříč Doručené a Archiv s volbou „Včetně archivu"

Automatické obnovování přehledu

Přehled Doručených dokladů se obnovuje sám. Nemusíte stránku znovu načítat, abyste viděli nové doklady přijaté přes e-mail, klientský portál nebo mobilní aplikaci.

Účetní archiv

Účetní archiv je cílové místo po zpracování dokladů. Slouží k dohledání a dlouhodobému ukládání. Mimo standardní tok přes Doručené doklady je možné s archivem pracovat i přímo.

Nový vzhled hlavní stránky archivu

Hlavní stránka Archivu byla zjednodušena, aby se v ní snadněji orientovalo. Zobrazuje strukturu složek, hromadné akce a filtr stavu zpracování.

Hlavní stránka Účetního archivu

Nahrávání přímo do archivu

Doklad lze nahrát rovnou do konkrétní složky v archivu, mimo standardní workflow přes Doručené doklady. Otevřete složku v Účetním archivu (například Archiv / 2026 / 06) a nahrajte PDF stejně jako jinde. Dokument se uloží přímo do té složky a neprochází stavy v Doručených dokladech. Použijete to obvykle při importu historických dokumentů, které jsou už uzavřené a nepotřebují projít zpracováním.

Nová logika dokumentů

Účetní doklady

Doklady určené k účetnímu zpracování procházejí stavy:

Ke zpracování účetním
Čeká na klienta
K přenosu
Archivované

Trvalé dokumenty

Trvalé dokumenty jsou obecné úložiště pro soubory, které se nemají vytěžovat ani přenášet jako běžné účetní doklady.

Doporučený způsob nasazení

Osvědčený postup je postupný rollout:

Spustit na 1 až 2 klientech.
Ověřit pracovní postup týmu.
Doladit nastavení potvrzování a archivace.
Rozšiřovat na další klienty.

Tento postup snižuje riziko a zrychluje adaptaci týmu.

Migrace na inbox — nezpracované doklady, struktura po migraci, nahrávání klienta do archivu
Hromadná archivace v inboxu — hromadné určení složky a archivace
Struktura složek napříč klienty — kopírování struktury, nový rok, zamčení složky

Potřebujete nejdřív stručný přehled modulu. Vraťte se na Práce s doklady.