Helpdesk

Modul Helpdesk propojuje firemní e-maily s modulem Komunikace. Díky tomu můžete do TAXY automaticky přijímat zprávy z firemních schránek a zároveň z TAXY odpovídat pod vaší firemní doménou.

Propojení e-mailů funguje na dvou jednoduchých principech.

• Příchozí pošta (přeposílání) – vše, co vám přijde, se automaticky přepošle na unikátní sběrnou adresu v TAXY, například neco@helpdesk.taxy.cz.
• Odchozí pošta (SMTP) – aby odpovědi z TAXY odcházely pod vaší firemní doménou, propojíte odchozí server.

Vyberte si níže svého poskytovatele e-mailu a postupujte podle toho, jakou strukturu v kanceláři využíváte.

Google Workspace (Gmail)

Příchozí pošta

Příchozí poštu nastavíte podle toho, jestli používáte jednu centrální adresu pro celou kancelář, nebo individuální schránky jednotlivých účetních.

Varianta A: jedna centrální schránka (Google Skupina)

Pokud používáte jednu adresu pro celou firmu, například podpora@kancelar.cz, máte ji pravděpodobně nastavenou jako Google Skupinu. U skupiny nefunguje klasické přesměrování, proto je potřeba přidat sběrnou adresu z TAXY jako člena skupiny.

Tento krok provádí IT administrátor.

1. Přihlaste se do Google Admin konzole na admin.google.com.
2. Přejděte do Adresář > Skupiny a vyberte vaši centrální skupinu.
3. V nastavení skupiny, v části přístup, se ujistěte, že je povoleno přidávat externí členy mimo vaši doménu.
4. Klikněte na Přidat členy a vložte vaši unikátní sběrnou adresu z TAXY, například centrala@helpdesk.taxy.cz.
5. U nového člena nastavte doručování na Každý e-mail, aby se zprávy neposílaly v denních souhrnech, ale okamžitě.

Varianta B: individuální schránky

Tuto variantu použijte, pokud klienti píší napřímo konkrétním účetním, například na jana@kancelar.cz.

Tento krok provádí každá účetní sama ve svém Gmailu.

1. Otevřete Gmail, klikněte na ozubené kolečko Nastavení a zvolte Zobrazit všechna nastavení.
2. Přejděte na záložku Přeposílání a protokol POP/IMAP.
3. Klikněte na Přidat adresu pro přeposílání a zadejte vaši osobní sběrnou adresu z TAXY, například jana@helpdesk.taxy.cz.
4. Google zašle potvrzovací kód. Ten uvidíte v TAXY jako nový tiket. Kód zkopírujte, vložte zpět do Gmailu a potvrďte.
5. Nakonec zaškrtněte Přeposílat kopie došlých zpráv na adresu... a uložte změny.

Odchozí pošta (SMTP)

Aby Google dovolil TAXY odesílat e-maily vaším jménem, nepoužívá se vaše běžné heslo. Je potřeba vygenerovat heslo aplikace.

1. Přejděte do správy svého Google účtu na myaccount.google.com a otevřete záložku Zabezpečení.
2. Ujistěte se, že máte zapnuté Dvoufázové ověření.
3. Do vyhledávacího pole nahoře napište Hesla aplikací nebo App Passwords.
4. Vytvořte nové heslo a pojmenujte ho například Taxy Helpdesk.
5. Zobrazí se 16místný kód. Tento kód vložte do nastavení SMTP v TAXY místo běžného hesla.

Pro Google Workspace použijte tyto SMTP údaje:

• Hostitel: smtp.gmail.com
• Port: 465
• Zabezpečení: SSL/TLS

Microsoft 365 (Exchange / Outlook)

Co musí povolit IT administrátor

1. Povolit externí přeposílání – v Microsoft 365 Defender > Zásady a pravidla > Zásady hrozeb > Zásady ochrany proti spamu (Anti-spam) upravte Zásady odchozí ochrany proti spamu. V sekci Pravidla automatického přeposílání vyberte Zapnuto – Přeposílání je povolené.
2. Povolit SMTP AUTH – v Microsoft 365 Admin Center u konkrétních uživatelů nebo sdílené schránky přejděte na kartu Pošta > Spravovat e-mailové aplikace a zaškrtněte Ověřený protokol SMTP.

Příchozí pošta

Příchozí poštu nastavíte podle toho, jestli používáte jednu centrální sdílenou schránku, nebo individuální schránky jednotlivých účetních.

Varianta A: jedna centrální schránka (sdílená schránka)

Tento krok provádí IT administrátor.

1. V Microsoft 365 Admin Center přejděte na Týmy a skupiny > Sdílené schránky.
2. Vyberte vaši centrální schránku, například podpora@kancelar.cz.
3. V sekci Přeposílání e-mailů nebo Email forwarding klikněte na Upravit.
4. Zapněte přeposílání a zadejte vaši unikátní sběrnou adresu z TAXY, například centrala@helpdesk.taxy.cz.
5. Doporučujeme zaškrtnout Ponechat kopii přeposlaných zpráv v této schránce.

Varianta B: individuální schránky

Tento krok provádí každá účetní sama.

1. Otevřete Outlook na webu na outlook.office.com a klikněte na ozubené kolečko Nastavení vpravo nahoře.
2. Přejděte na Pošta > Přeposílání nebo Mail > Forwarding.
3. Zaškrtněte Povolit přesměrování a vložte vaši osobní sběrnou adresu z TAXY, například jana@helpdesk.taxy.cz.
4. Zaškrtněte Ponechat kopii přesměrovaných zpráv a uložte.

Pokud je pole zašedlé nebo se po uložení vrací chyba, IT správce pravděpodobně nepovolil externí přeposílání podle upozornění výše.

Odchozí pošta (SMTP)

Z bezpečnostních důvodů Microsoft vyžaduje pro připojení aplikací třetích stran specifické heslo.

1. Přejděte na stránku Bezpečnostní údaje nebo Security info vašeho Microsoft účtu na mysignins.microsoft.com/security-info.
2. Klikněte na Přidat metodu a vyberte Heslo aplikace nebo App password. Pokud tuto volbu nevidíte, musí ji nejprve povolit IT správce.
3. Heslo pojmenujte například Taxy Helpdesk a vygenerovaný kód si zkopírujte.
4. Tento kód vložte do nastavení SMTP v TAXY místo běžného hesla.

Pro Microsoft 365 použijte tyto SMTP údaje:

• Hostitel: smtp.office365.com
• Port: 587
• Zabezpečení: STARTTLS

Kam odkazovat z komunikace

Při odpovědi zákazníkovi z modulu Komunikace nebo z helpdesku použijte odkazy do nápovědy podle typu dotazu. Níže je zkrácená mapa nejčastějších témat — kompletní rozcestník je v sekci Řešení častých situací.

Související pojmy (GPC, Dativery Agent, Doručené doklady): Slovníček pojmů.