Sběrný e-mail

Modul sběrný e-mail dává každé účetní jednotce v TAXY vlastní adresu, na kterou lze posílat běžné e-maily s přílohami. Dokumenty z pošty se uloží do systému stejně jako při nahrání jinou cestou, v přehledech je poznáte pod zdrojem Sběrný e-mail a dál s nimi pracujete v archivu a v detailu dokumentu.

V TAXY nyní vedle sebe fungují dva režimy práce s doklady. Původní režim složek zůstává dostupný a nový režim TAXY inbox přidává automatizované zpracování dokladů.

Co modul zahrnuje

• Jedna adresa na klienta – účetní i dodavatelé pošlou faktury a další podklady na sdílenou adresu místo do osobních schránek účetních. Adresu vidíte v nastavení a můžete ji zkopírovat klientovi nebo si ji vložit do podpisů a interních návodů.
• Přehled přijatých e-mailů – u klienta máte stránku se seznamem zpráv z pošty, vyhledáváním v odesílateli, předmětu a textu, a přehledem toho, co se z příloh stalo dokumenty v TAXY. U složitějších případů můžete e-maily potvrdit jednotlivě nebo hromadně, až když odpovídá stav příloh realitě.
• Nastavení chování – zapnete nebo vypnete automatické vytěžování přijatých faktur a účtenek a automatické řazení příloh do složek podle vytěžených údajů (např. DUZP). Automatické řazení vyžaduje nastavené období u složek a nezamčené složky. Další volby spravuje rozšířený ovladač modulu v rozhraní účetního.
• Viditelnost v produktu – sběrnou adresu lze zobrazit i u nahrávání dokladů (např. v rozhraní příjmu), aby klient nemusel hledat adresu jinde. V postranní navigaci u dokumentů je položka Sběrný e-mail vedle ostatních složek.

Automatizované zpracování dokladů (TAXY inbox)

V režimu TAXY inbox má každý klient vlastní adresu pro příjem dokladů, například firma123-abcd12@krabicesdoklady.taxy.cz. Doklady lze posílat jako přílohy e-mailu a TAXY je po přijetí automaticky zpracuje.

• Automatický příjem do inboxu – backend přiřadí zprávu ke správnému klientovi podle adresy a uloží e-mail i přílohy pod daný tým.
• Automatické zpracování příloh – systém spouští vytěžování, kontrolu duplicit a navazující kroky bez ručního přepisování.
• Automatické třídění a rozdělení – TAXY umí seskupit doklady podle e-mailu, rozdělit jeden soubor na více dokladů a udržet vazby mezi původním a rozdělenými dokumenty.
• Pracovní přehled pro účetní – zpracované doklady jsou vidět přímo v klientském workspace dokumentů, typicky na adrese aplikace.taxy.cz/cs/ucetni/klient/397/dokumenty, kde je účetní rovnou zkontroluje, potvrdí a pošle dál.

Stávající režim složek

Původní režim složek dál funguje beze změny. Pokud máte nastavené ruční nebo poloautomatické třídění do konkrétních složek, sběrný e-mail je nadále podporuje a lze jej používat souběžně s novým inbox workflow.

Co je důležité vědět

Po doručení e-mailu TAXY automaticky přiřadí zprávu ke správnému klientovi, uloží přílohy jako dokumenty a označí je zdrojem Sběrný e-mail. Díky tomu máte v přehledech i historii jasně vidět, odkud doklad přišel.

Příchozí doklady se zobrazují v dokumentech klienta, kde je účetní zkontroluje, potvrdí a předá do dalšího zpracování. Starší i novější přijaté e-maily jsou v přehledu sjednocené do jednoho časově seřazeného seznamu.

Související v katalogu a návody

Praktické scénáře příjmu z více kanálů shrnuje také návod Příjem dokladů od klientů.