Sběrný e-mail

Modul sběrný e-mail dává každé účetní jednotce v TAXY vlastní adresu, na kterou lze posílat běžné e-maily s přílohami. Dokumenty z pošty se uloží do systému stejně jako při nahrání jinou cestou, v přehledech je poznáte pod zdrojem Sběrný e-mail a dál s nimi pracujete v archivu a v detailu dokumentu.

V TAXY nyní vedle sebe fungují dva režimy práce s doklady. Původní režim složek zůstává dostupný a nový režim TAXY inbox přidává automatizované zpracování dokladů.

Co modul zahrnuje

• Jedna adresa na klienta – účetní i dodavatelé pošlou faktury a další podklady na sdílenou adresu místo do osobních schránek účetních. Adresu vidíte v nastavení a můžete ji zkopírovat klientovi nebo si ji vložit do podpisů a interních návodů.
• Přehled přijatých e-mailů – u klienta máte stránku se seznamem zpráv z pošty, vyhledáváním v odesílateli, předmětu a textu, a přehledem toho, co se z příloh stalo dokumenty v TAXY. U složitějších případů můžete e-maily potvrdit jednotlivě nebo hromadně, až když odpovídá stav příloh realitě.
• Nastavení chování – automatické vytěžování, vypnutí příjmu a potvrzení o přijetí pro odesílatele. U klientů v režimu složek navíc automatické řazení příloh do složek podle vytěžených údajů (např. DUZP), které vyžaduje nastavené období u složek a nezamčené složky. Podrobnosti v sekci Nastavení sběrného e-mailu.
• Viditelnost v produktu – sběrnou adresu lze zobrazit i u nahrávání dokladů (např. v rozhraní příjmu), aby klient nemusel hledat adresu jinde. V postranní navigaci u dokumentů je položka Sběrný e-mail vedle ostatních složek.
• Hromadný seznam adres – v přehledu na stránce Klienti si přes volbu Sloupce přidejte sloupec Sběrný e-mail (skupina Základní údaje klienta). Kliknutím v buňce adresu zkopírujete, přes menu tří teček přehled exportujete do XLS — hodí se pro IT oddělení klienta, které nastavuje přeposílání faktur na správné adresy. Export respektuje aktuální sloupce, filtry i řazení.

Nastavení sběrného e-mailu

Nastavení najdete u klienta v Nastavení → Sběrný e-mail. Měnit ho může jen účetní kanceláře, klient do něj nevidí.

Adresa a vlastní alias

V části Adresa pro sběr e-mailů je adresa klienta, kterou zkopírujete ikonou vedle ní. Pod ní je alternativní adresa z IČO a náhodného řetězce, která funguje vždy.

V poli Vlastní adresa sběrného e-mailu můžete zvolit vlastní část před zavináčem, třeba název firmy. Adresa se pak snáz pamatuje a diktuje dodavatelům. Původní sběrná adresa zůstane funkční. Alias zrušíte tlačítkem Zrušit alias.

Vypnutí příjmu e-mailů

Přepínač Příjem e-mailů na sběrnou adresu je ve výchozím stavu zapnutý. Když ho vypnete, TAXY všechny e-maily na adresu klienta odmítne. Nic se neuloží, nic se nevytěží a odesílatel nedostane potvrzení ani chybovou zprávu. Pod adresou se zobrazí upozornění a ostatní přepínače na stránce se zablokují.

Hodí se u klientů, se kterými skončila spolupráce, ale dodavatelé na adresu dál posílají doklady.

Automatické vytěžování

Přepínač Automatické vytěžování přijatých faktur a účtenek určuje, jestli se doklady ze sběrného e-mailu po přijetí rovnou vytěží. Když ho vypnete, doklady se uloží a vytěžíte je ručně tlačítkem Vytěžit. Doklady se nevytěží ani tehdy, když má klient zapnuté Vyžadovat manuální spuštění vytěžování nebo vypnuté AI vytěžování, viz Proč se doklad nevytěžil automaticky.

Potvrzení o přijetí pro odesílatele

Když zapnete Potvrzení o přijetí e-mailu pro odesílatele, TAXY po přijetí e-mailu odpoví odesílateli, že e-mail dorazil, které doklady se založily a které soubory se nezpracovaly a proč. Funguje i pro dodavatele, kteří do TAXY přístup nemají. Ve výchozím stavu je potvrzení vypnuté.

• Text potvrzení můžete upravit. Tlačítky nad textem vložíte proměnné {klient}, {predmet}, {prilohy} a {kancelar}. Proměnná {prilohy} vloží seznam přijatých dokladů a nezpracovaných souborů. Když ji z textu smažete, seznam se neposílá.
• Text je bez formátování, nejvýš 2000 znaků a nesmí obsahovat odkazy ani adresy webů. E-mailová adresa v textu je v pořádku.
• Předmět je vždy „Re: původní předmět“, aby potvrzení zapadlo do vlákna odesílatele.
• Vpravo vidíte náhled na ukázkovém e-mailu s fakturou a logem v podpisu. Obnovit výchozí text vrátí původní znění.
• Potvrzení se neposílá na adresy typu no-reply, na automatické odpovědi a odesílatelům ze stejné domény, jako je sběrná adresa.

Co projde automaticky

TAXY zpracuje přílohy i odkazy na soubory a pozná, co je doklad a co ne. Pravidla pro dodavatele a klienty:

Více dokladů v jednom e-mailu nevadí. TAXY rozdělí více faktur v jednom PDF i více účtenek na jedné stránce, z patičky e-mailu vyřadí loga a podpisy a PDF s ISDOC téže faktury spáruje do jednoho dokladu (ISDOC se uloží jako jeho příloha).

Duplicity hlídá sám. Stejný soubor poslaný v jednom e-mailu vícekrát zpracuje jednou. Soubor, který už v dokumentech klienta je, přeskočí jako duplicitu.

Technické přílohy přeskočí. Elektronický podpis (.p7s), pozvánku do kalendáře (.ics), vizitku (.vcf), obrázky z podpisu, útržky textu zprávy, datový export DBF a XLS kopii PDF se stejným názvem TAXY nezakládá jako doklad. U přílohy winmail.dat z Outlooku poradí požádat odesílatele o přeposlání příloh jako PDF.

Soubory, které TAXY nezpracoval, najdete v přehledu přijatých e-mailů u daného e-mailu se štítkem Ignorováno a důvodem. Když jde přece jen o doklad, založíte ho tlačítkem Přidat do dokumentů.

Když se soubor uložil jako příloha jiného dokladu, převedete ho na samostatný doklad odkazem Udělat samostatný doklad v přehledu e-mailu nebo tlačítkem Udělat z přílohy samostatný doklad v detailu dokladu.

Doklad, který do dokumentů nepatří, odstraníte v přehledu e-mailu tlačítkem Odebrat. Doklad se přesune do koše (jde obnovit) a příloha se dál vede jako ignorovaná. Potvrzený nebo přenesený doklad a doklad v zamčené složce odebrat nejde.

Velikost celého e-mailu obvykle omezuje server odesílatele, běžně na 20–25 MB. Větší podklady je lepší rozdělit do více e-mailů.

Vzor e-mailu pro dodavatele

Když klient přechází na sběrný e-mail, je dobré obeslat jeho dodavatele. Text níže si zkopírujte a doplňte. Jako novou adresu uveďte buď sběrnou adresu klienta v TAXY (nebo její alias), nebo vlastní adresu klienta, kterou jeho IT přeposílá na sběrnou adresu.

Předmět: Nová e-mailová adresa pro zasílání faktur od [datum]

Vážení obchodní partneři,

od [datum] přecházíme na automatizované zpracování přijatých faktur.
Prosíme vás proto, abyste nám od tohoto data posílali faktury a další
daňové doklady výhradně na novou adresu:

[nová adresa pro faktury]

Původní adresu [stará adresa] prosím pro faktury už nepoužívejte.
Doklady poslané jinam nemusíme zpracovat včas, což může zdržet jejich úhradu.

Aby faktura prošla automaticky a bez zdržení, prosíme o dodržení těchto pravidel:

JAK POSLAT
- Fakturu přiložte jako přílohu e-mailu.
- Přímý odkaz na soubor ke stažení (odkaz vedoucí rovnou na PDF apod.)
  je také v pořádku, nejvýš 10 odkazů v jednom e-mailu.
- Ideálně 1 faktura = 1 soubor. Více faktur v jednom e-mailu nevadí.
- Pokud e-mail přeposíláte, použijte běžné „Přeposlat“,
  ne „Přeposlat jako přílohu“.

FORMÁTY
- Preferujeme ISDOC nebo PDF. Pokud můžete, pošlete obojí,
  spárujeme je automaticky.
- Přijímáme také ISDOCX, JPG, PNG, HEIC, BMP, DOC, DOCX, XLSX a ZIP bez hesla.
- Velikost jednoho souboru nejvýš 30 MB.
- Sken nebo fotka musí být čitelná a zachycovat celý doklad
  bez oříznutých okrajů.

CO NEPROJDE
- Faktura pouze v textu e-mailu, bez přílohy.
- Odkazy na webovou stránku, portál s přihlášením nebo úložiště
  (WeTransfer, Google Drive apod.).
- Soubory chráněné heslem (PDF i ZIP).
- Formáty RAR, 7z, GIF, WEBP a TIFF.
- E-mail přeposlaný jako příloha (soubory .eml nebo .msg).

Stejnou fakturu prosím neposílejte opakovaně ani souběžně na jiné adresy.

Fakturační údaje naší společnosti se nemění.

V případě dotazů se obraťte na [jméno, e-mail, telefon].

Děkujeme za spolupráci.

S pozdravem
[jméno]
[společnost]

Pokud zapnete potvrzení o přijetí pro odesílatele, dodavatelé hned uvidí, jestli jejich faktura prošla.

Automatizované zpracování dokladů (TAXY inbox)

V režimu TAXY inbox má každý klient vlastní adresu pro příjem dokladů, například firma123-abcd12@krabicesdoklady.taxy.cz. Doklady lze posílat jako přílohy e-mailu a TAXY je po přijetí automaticky zpracuje.

• Automatický příjem do inboxu – TAXY přiřadí zprávu ke správnému klientovi podle adresy a uloží e-mail i přílohy. I e-mail poslaný na adresu konkrétní složky archivu skončí v Doručených dokladech a složka se uloží jako cílová, do archivu doklad přejde po zpracování. Bez Inboxu, nebo u složky v Trvalých dokumentech, jde doklad rovnou do složky. V Historii dokladu je vždy záznam Dokument byl nahrán do TAXY se zdrojem a odesílatelem.
• Automatické zpracování příloh – systém spouští vytěžování, kontrolu duplicit a navazující kroky bez ručního přepisování.
• Automatické třídění a rozdělení – TAXY umí seskupit doklady podle e-mailu, rozdělit jeden soubor na více dokladů a udržet vazby mezi původním a rozdělenými dokumenty.
• Pracovní přehled pro účetní – zpracované doklady jsou vidět přímo v dokumentech klienta (Inbox), kde je účetní rovnou zkontroluje, potvrdí a pošle dál.

Stávající režim složek

Původní režim složek dál funguje beze změny. Pokud máte nastavené ruční nebo poloautomatické třídění do konkrétních složek, sběrný e-mail je nadále podporuje a lze jej používat souběžně s novým inbox workflow.

Co je důležité vědět

Po doručení e-mailu TAXY automaticky přiřadí zprávu ke správnému klientovi, uloží přílohy jako dokumenty a označí je zdrojem Sběrný e-mail. Díky tomu máte v přehledech i historii jasně vidět, odkud doklad přišel.

Příchozí doklady se zobrazují v dokumentech klienta, kde je účetní zkontroluje, potvrdí a předá do dalšího zpracování. Starší i novější přijaté e-maily jsou v přehledu sjednocené do jednoho časově seřazeného seznamu.

Související v katalogu a návody

Praktické scénáře příjmu z více kanálů shrnuje také návod Příjem dokladů od klientů.