Klientský portál

Klientský portál představuje digitální most mezi účetní kanceláří a jejím klientem. Je to bezpečné webové rozhraní, kde klient nalezne vše potřebné pro spolupráci na jednom místě – od předávání dokladů až po schvalování faktur a sledování termínů.

Pro účetní kancelář portál znamená konec neustálého dohledávání e-mailů a papírových podkladů, pro klienta pak přehled o stavu účetnictví v reálném čase.

Hlavní oblasti portálu

Online archiv a správa dokumentů

Základem portálu je digitální archiv, který slouží k bezpečnému předávání a ukládání podkladů.

• Předávání podkladů: Klient může dokumenty jednoduše nahrát tažením myši nebo vyfocením v mobilní aplikaci.
• Historie a přístup: Dokumenty jsou dostupné kdykoli, přehledně řazené a snadno dohledatelné.
• Vazba na účetnictví: Nahrané doklady vstupují do procesů vytěžování a následného zaúčtování.

Komunikace a vlákna

TAXY eliminuje roztříštěnou komunikaci přes e-maily a chaty.

• Kontextová komunikace: Ke každému dokumentu lze vést samostatné vlákno zpráv.
• Upozornění: Podle nastavení a kanálů komunikace mohou být klient i účetní informováni o nových zprávách nebo požadavcích, což zrychluje vyjasňování u dokladů.

Termíny a úkoly

Modul motivuje klienty k včasnému dodávání podkladů a hlídání důležitých dat.

• Přehled uzávěrek a lhůt: Klient může vidět blížící se termíny podle nastavení kanceláře, například související s DPH, kontrolním hlášením nebo dalšími povinnostmi.
• Úkoly pro klienta: Účetní může přímo v portálu definovat úkoly (např. „Dodejte chybějící výpis z banky“), které se klientovi zobrazují jako prioritní akce.

Klientská fakturace

Součástí portálu může být nástroj pro tvorbu a správu vydaných faktur přímo klientem.

• Generování faktur: Snadná tvorba profesionálních faktur bez nutnosti externího programu.
• Automatické propojení: Vystavené faktury jsou ihned dostupné účetní kanceláři k zaúčtování.

Schvalovací workflow

Modul umožňuje nastavit procesy pro schvalování přijatých faktur a plateb.

• Víceúrovňové schvalování: Možnost nastavit schvalovací řetězec od jedné osoby až po komplexní cesty (např. asistentka → manažer → majitel).
• Kontrola nad platbami: Účetní zpracovává doklady, které prošly klientským schválením, podle nastaveného workflow.

Doplňkové moduly a funkce

• Mobilní aplikace: Portál v kapse umožňující okamžité focení dokladů a přístup k archivu.
• Sběrný e-mail: Účetní jednotka může mít unikátní adresu pro automatický příjem dokladů přímo do portálu.
• White-label (branding): Portál pod vlastní značkou a na vlastní doméně kanceláře, podrobně v sekci White-label níže.

White-label: portál pod vaší značkou

White-label (služba Klientský portál na míru) znamená, že vaši klienti pracují s portálem pod značkou vaší kanceláře. Portál běží na vaší doméně, například portal.vasekancelar.cz, a klient na první pohled vidí vaše logo a název místo TAXY.

Co se změní

• Adresa portálu — klienti se přihlašují na vaší doméně. Přihlášení funguje ve všech běžných prohlížečích včetně Safari.
• Přihlašovací stránka — vaše barevné logo, název aplikace a uvítací text. Odkaz na hlavní stránku vede na web kanceláře a po odhlášení se klient vrátí na vaši doménu.
• Vzhled aplikace — logo a barva horního pruhu, název aplikace v titulku okna a ikona v záložce prohlížeče.
• E-maily z portálu — pozvánky, obnova hesla a další automatické e-maily nesou jméno odesílatele, logo, patičku a podpis vaší kanceláře. Odkazy v nich vedou na vaši doménu a odpovědi klientů mohou chodit na vaši e-mailovou adresu.

Co zůstává beze změny

• Adresa odesílatele automatických e-mailů zůstává aplikace@taxy.cz, mění se jen jméno odesílatele.
• Barva tlačítek a odkazů uvnitř aplikace a patička aplikace.
• Mobilní aplikace, ta zůstává pod značkou TAXY.
• Výstupní dokumenty, například patička vystavených faktur a pokladní knihy.

Vlastní logo do PDF exportů finančních reportů a na vystavené faktury si nastavíte sami, nezávisle na white-labelu.

Jak o white-label požádat

White-label si v aplikaci sami nezapnete, nastaví ho podpora TAXY. Požádejte o něj v aplikaci přes ikonu nápovědy a tlačítko Založit požadavek na podporu, nebo telefonicky přes Rychlý kontakt. Podpora si od vás vyžádá:

• název aplikace a adresu webu kanceláře
• logo pro tmavý horní pruh a barevné logo pro přihlašovací stránku a e-maily
• barvu horního pruhu
• vlastní doménu, na které má portál běžet (nastavení domény s vámi podpora projde)
• volitelně uvítací text, jméno odesílatele e-mailů, patičku e-mailů a adresu pro odpovědi

Před spuštěním dostanete odkaz na náhled, kde si vzhled portálu zkontrolujete a schválíte. Dostupnost podle tarifu a cenu najdete v ceníku TAXY, přehled tarifů v Tarify a fakturace za TAXY.

Správa klientských přístupů

Účetní kancelář má kontrolu nad tím, kdo z týmu klienta má do portálu přístup a s jakými oprávněními. V sekci Klientské přístupy a kontakty lze definovat role od pouhého nahlížení až po schvalovatele s odpovídajícími právy.

Související dokumentace