Klientská fakturace

Modul Klientská fakturace umožní klientovi vystavovat faktury přímo v TAXY, bez externího nástroje. Účetní kancelář má přitom plnou kontrolu nad tím, jaké typy faktur může klient používat, jaké údaje smí doplňovat a jak bude vypadat výsledný doklad.

Co modul řeší v praxi

• Rychlejší vystavení faktur přímo z klientského portálu i z pohledu účetní
• Jednotná pravidla fakturace díky centrálnímu nastavení typů faktur, číselných řad a splatnosti
• Připravené podklady přes položky, šablony a pravidelné faktury
• Lepší kontrola účetní kvality díky volitelným účetním údajům na faktuře

Hlavní sekce modulu

V modulu fakturace najdete pět navazujících částí.

Vystavené faktury

Přehled všech vystavených dokladů, kde můžete:

• vystavit novou fakturu
• filtrovat faktury podle stavu, například neuhrazené, po splatnosti, zaplacené nebo koncepty
• vyhledávat podle odběratele, čísla faktury nebo variabilního symbolu
• synchronizovat stavy úhrad s bankovními transakcemi

Položky

Položky slouží jako opakovaně použitelné řádky faktury. Urychlují vystavování, protože nemusíte stejné služby nebo produkty vyplňovat znovu.

U položek lze:

• založit novou položku
• upravit existující položku
• duplikovat položku
• položku odstranit

Šablony

Šablony umožní předpřipravit opakující se faktury, které potom vytvoříte během několika kliknutí. Vhodné jsou například pro pravidelné měsíční služby.

Pravidelné faktury

Pravidelné faktury automatizují opakované vystavování. Nastavíte periodu a pravidla, systém pak faktury generuje podle plánu.

Typický přínos je:

• méně ruční práce při opakovaných fakturách
• nižší riziko, že se na vystavení zapomene
• stabilní proces u klientů s pravidelnou fakturací

Nastavení

Sekce Nastavení určuje, jak bude klient fakturovat a jak budou jeho faktury vypadat.

Nastavení fakturace

Fakturace

• Dovolit klientovi vystavovat faktury v TAXY

Tímto přepínačem účetní kancelář klientovi modul zapíná nebo vypíná.

Typy vystavovaných faktur

Popis: Vyberte, které typy faktur může klient vystavovat.

Dostupné typy:

• Řádná
• Zálohová
• Daňový doklad k přijaté platbě
• Opravný daňový doklad

Účtování na fakturách

Popis: Vyberte, které doplňující účetní údaje budou moci klienti zadat při vystavování faktur.

Volitelná pole:

• Středisko
• Zakázka
• Činnost

Číselné řady

V části Číselné řady lze přidávat a upravovat číslování pro jednotlivé typy faktur.

• tlačítko Přidat číselnou řadu
• přehled sloupců Další čísla a Akce
• možnost nastavit výchozí řadu pro typ faktury

Výchozí číselné řady v aplikaci:

• Řádná: 26FV0014, 26FV0015, ... (CZK)
• Zálohová: 26050001, 26050002, ... (CZK)
• Daňový doklad k přijaté platbě: DD260001, DD260002, ... (CZK)
• Opravný daňový doklad: ODD260001, ODD260002, ... (CZK)

Vzhled

Popis: Nastavení vzhledu vystavovaných faktur.

V této části klient nastaví:

• Logo na faktuře
• Podpis na faktuře

Systém podporuje nahrání souborů ve formátech PNG, JPG, JPEG, GIF, WebP a SVG do velikosti 5 MB. Obrázek se ukládá jako PNG s průhledností.

Splatnost

Popis: Výchozí počet dní splatnosti pro nové faktury.

• nastavuje se v dnech
• výchozí hodnota je 14 dní

Doplňkové texty

Popis: Nastavení textů, které se zobrazí na fakturách.

K dispozici jsou tři textové oblasti:

• Výchozí text nad položkami
  • výchozí text: Fakturujeme Vám za dodané zboží či služby:
  • zobrazuje se nad položkami faktury
• Registrační údaj
  • možnost Načíst z ARES
  • příklad: Společnost zapsána v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 174018.
  • zobrazuje se v patičce faktury
  • doporučení:
    • právnické osoby uvádějí zápis v obchodním rejstříku
    • OSVČ uvádí text Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku
• Výchozí text v patičce
  • výchozí text: Dovolujeme si Vás upozornit, že v případně nedodržení data splatnosti uvedeného na faktuře Vám můžeme účtovat zákonný úrok z prodlení.
  • zobrazuje se v dolní části patičky faktury

Odesílání faktur e-mailem

Popis: Vyberte způsob odesílání.

V poli Způsob odesílání lze zvolit:

• odesílání z e-mailu TAXY
• odesílání z vlastního e-mailu přes SMTP

Při SMTP režimu se nastavuje server, port, přihlašovací údaje a ověření testovacím e-mailem.

Zaokrouhlování

Popis: Nastavení zaokrouhlování celkové částky faktur v CZK na celé koruny.

V poli Režim zaokrouhlování lze zvolit:

• Nezaokrouhlovat
• Vždy zaokrouhlit na celé Kč
• Zaokrouhlit pouze při platbě hotově

Zaokrouhlení se aplikuje pouze na faktury v CZK a má 0% DPH.

Pro koho je modul vhodný

• Klient účetní kanceláře, který chce vystavovat faktury samostatně a rychle
• Účetní kancelář, která chce mít jednotná pravidla fakturace napříč klienty

Vztah k dalším modulům

Klientská fakturace navazuje hlavně na klientský portál a práci s doklady. V kombinaci s bankami a platbami přináší i lepší přehled o úhradách a stavu vystavených faktur.