Uživatelé, přístupy a role
Kdo má v TAXY přístup a co smí. Členové týmu kanceláře, role v kanceláři i u klienta, klientské přístupy a jejich oprávnění.
TAXY rozlišuje dva druhy uživatelů. Členové týmu účetní kanceláře a klientské přístupy, tedy lidé na straně klienta. Obojí má vlastní správu i vlastní oprávnění.
Klient versus klientský přístup
Tyto dva pojmy se v praxi často zaměňují.
- Klient je subjekt, tedy firma nebo osoba, pro kterou kancelář vede agendu. Zakládá ho účetní, viz Přidání nového klienta.
- Klientský přístup je účet konkrétní osoby u klienta, se kterým se přihlašuje do portálu a mobilní aplikace. Vzniká pozváním, viz Pozvání klienta do TAXY.
Přidat klienta tedy znamená založit subjekt. Pozvat klienta znamená dát existujícímu subjektu přístup do aplikace.
Členové týmu a role
Co smí člen týmu, určují role. Role je sada oprávnění a jednomu člověku jich lze přiřadit víc, výsledek je pak jejich kombinací.
Role fungují ve dvou kontextech.
- Role v kanceláři platí napříč celou kanceláří.
- Role u klienta platí jen u konkrétního klienta, takže stejný člověk může mít u různých klientů různá práva.
Role definují administrátoři v sekci Můj tým → Uživatelské role. Role v kanceláři přiřazují v detailu člena, role u klienta po klientech v Klienti → Přiřazení rolí u klientů. Když je potřeba nastavit stejné lidi u většího počtu klientů, existuje hromadné nastavení rolí místo procházení klientů po jednom.
Dostupní klienti
Role říká, co člen smí. U kterých klientů to platí, určuje pole Dostupní klienti v detailu člena: všichni klienti, klienti vybraných organizací, nebo ručně vybraní klienti, případně s výjimkami po jednotlivých klientech. Administrátor vidí vždy všechny klienty.
Role u klienta přístup ke klientovi nedává. Člena bez přístupu do role u klienta nepřidáte a TAXY ho u klienta nepočítá jako obsluhu, například při přiřazování konverzací.
Podrobnosti popisuje Role a oprávnění, přidávání členů pak Nastavení kanceláře a týmu.
Oprávnění klientských přístupů
I na straně klienta se dá rozlišit, kdo co smí. V sekci Klientské přístupy a kontakty se nastavuje rozsah od pouhého nahlížení až po schvalovatele, který vstupuje do schvalovacího workflow.
Viditelnost dokladů určuje, které doklady uživatel klienta vidí: Všechny, Pouze vlastní + schvalovací cesta (doklady, které sám nahrál, a doklady, kde je v kterémkoli kroku schvalovací cesty) nebo Žádné. Podrobnosti popisuje Oprávnění a role.
Kdo doklady schvaluje a v jakém pořadí, řeší Schvalovací workflow.
Když něco nejde
Většina hlášek typu „nemáte oprávnění" vzniká chybějící rolí u konkrétního klienta, ne v kanceláři. Postup řešení je v Oprávnění a role.