Schvalovací workflow

Modul schvalovací workflow zajišťuje, že vybrané doklady klienta projdou schválením ještě před účetním potvrzením. Typicky ho využijete tam, kde o nákladech rozhoduje více lidí a je potřeba jasná auditní stopa.

Co modul řeší

• Řízené schvalování na straně klienta podle schvalovacích cest a kroků.
• Automatické přiřazení cesty podle pravidel nebo akce Rovnou schválit.
• Blokaci účetního potvrzení do chvíle, než je schvalování dokončeno.
• Jednotné zobrazení stavu v detailu dokumentu, přehledech i historii změn.

Nastavení na straně účetní

Nastavení probíhá u konkrétního klienta v cestě Klient → Nastavení → Zpracování → Klientské schvalování.

1. Zapnete volbu Využívat klientské schvalování.
2. Vyberete Typy schvalovaných dokumentů.
3. Určíte Hlavního administrátora schvalování.
4. Vytvoříte Schvalovací cesty a jednotlivé kroky.
5. Nastavíte Automatický výběr schvalovacích cest přes pravidla.

Pokud se dokladu automaticky nepřiřadí cesta, čeká na zásah hlavního administrátora schvalování.

Jak vypadá průchod schvalováním

1. Doklad dorazí do TAXY a systém vyhodnotí jeho typ.
2. U schvalovaných typů se spustí pravidla pro výběr cesty.
3. Výsledek je přiřazená cesta nebo akce Rovnou schválit.
4. Schvalovatelé postupně schválí nebo zamítnou doklad podle kroků cesty.
5. Po dokončení může účetní dokument potvrdit a předat do účetního programu.

Doklad, který čeká na klientské schválení, nelze potvrdit do účetnictví.

Jak se schvalování zobrazuje klientovi

Klient vidí doklady ke schválení ve webu i v mobilní aplikaci.

• Web: na stránce Přehled je blok Dokumenty ke schválení mnou. V detailu dokumentu je sekce Schvalování s akcemi Schválit a Zamítnout. Při zamítnutí se vyplňuje důvod.
• Mobilní aplikace: doklady ke schválení jsou na úvodní obrazovce nebo v záložce dokumentů. U dokladu je možné použít Rovnou schválit, Zamítnout nebo otevřít detail.

Rozhodnutí schvalovatele se propíše do historie dokumentu a účetní vidí výsledek bez dalšího přeposílání.

Jak se schvalování zobrazuje účetní

Účetní pracuje se schvalováním hlavně v přehledu dokladů a v detailu dokumentu.

• V přehledu vidí, zda doklad čeká na schválení klientem nebo je zamítnutý.
• V detailu dokumentu vidí aktuální krok schvalování, průběh cesty a historii změn.
• Při nedokončeném schvalování je potvrzení dokumentu neaktivní.
• Po schválení klientem může účetní pokračovat standardním workflow potvrzení a přenosu.

Kdy modul dává největší smysl

• Firmy s více schvalovateli a víceúrovňovým schvalováním.
• Klienti, kde účetní nesmí potvrdit náklad bez souhlasu odpovědné osoby.
• Týmy, které potřebují dohledat kdo, kdy a proč doklad schválil nebo zamítl.

Související stránky

• Klientské schvalování dokladů – kompletní návod pro účetní.
• Schvalování dokladů – práce klienta ve webu a mobilu.
• Správa a stavy dokladů – návaznost stavů a omezení potvrzení.
• Slovníček pojmů – význam pojmů jako Rovnou schválit nebo Čeká na potvrzení účetním.