Více dokladů v jednom PDF
Jak pracovat se skenem nebo PDF obsahujícím více faktur či účtenek — rozstřižení, vytěžení a kontrola.
Klient často pošle jeden soubor se více doklady — naskenovaný balík faktur a účtenek v jednom PDF. TAXY umí soubor rozstřihnout na jednotlivé dokumenty, ale workflow vyžaduje kontrolu účetního.
Doporučený postup
- Nahrajte soubor standardním způsobem (web, e-mail, mobil).
- Po zpracování otevřete dokument a v hlavičce detailu zvolte Rozstřižení.
- Rozdělte PDF na jednotlivé doklady podle hranic stránek nebo podle náhledu.
- U každého vzniklého dokumentu počkejte na vytěžení a výsledek zkontrolujte.
- Doklady postupně potvrďte a připravte k přenosu.
Podrobnosti k detailu dokumentu a akci Rozstřižení jsou v Vytěžování a detail dokumentu.
Když se po rozstřižení nevytěží hned
Po rozdělení může být potřeba u jednotlivých dokladů spustit Znovu vytěžit jednou nebo vícekrát, než se načtou všechna pole. Typický postup z podpory:
- Otevřete rozstřižený doklad.
- Spusťte Znovu vytěžit v detailu.
- Počkejte na dokončení a zkontrolujte hlavičku, rekapitulaci a položky.
- Pokud jsou data stále neúplná, doplňte ručně a uložte.
Více scénářů k opakovanému vytěžování je v Doklad se nevytěží nebo se točí znovu.
Na co si dát pozor
- Mateřský soubor po rozstřižení může zůstat v seznamu — pracujte s jednotlivými vzniklými doklady, ne s původním celkem.
- U více dokladů od stejného dodavatele hrozí falešná duplicita — ověřte podle data a částky, případně použijte Označit jako OK.
- U hromadných skenů s desítkami stránek rozstřižení a kontrola trvá déle — plánujte to do kapacity týmu.