Vlastní pravidla vytěžování

Jak zadat vlastní pravidla vytěžování za kancelář, klienta a dodavatele, co s nimi jde nastavit a kdy se v zaúčtování neprojeví.

Vlastní pravidla jsou krátké instrukce v češtině, podle kterých AI upraví výsledek vytěžování a zaúčtování. Hodí se na opakující se situace, třeba stejný formát předmětu fakturace nebo stále stejné středisko u jednoho dodavatele.

Kde to najdu: Klienti › klient › Nastavení › Účetní doklady, záložka Vytěžování, sekce Pravidla vytěžování klienta a tlačítko Přidat pravidlo.

Přidání pravidla vytěžování u klienta: Kdy se aplikuje a Co se má stát

Do pole Kdy se aplikuje napište podmínku, například Přijaté faktury v cizí měně. Prázdné pole znamená vždy.
Do pole Co se má stát napište instrukci, například Do předmětu fakturace napiš číslo faktury a název dodavatele.
Uložte. Pravidlo platí pro doklady vytěžené od této chvíle, starší doklady vytěžte znovu.

Pravidlo vypnete přepínačem Pravidlo je aktivní, v tabulce zůstane.

Tři úrovně pravidel

Při vytěžování se použijí všechna aktivní pravidla ze všech úrovní najednou. Žádná úroveň jinou nepřepisuje, pravidla si proto nesmí odporovat.

Úroveň	Kde to najdu	Na co se hodí
Kancelář	Nastavení služeb (ozubené kolo v horní liště) › Vytěžování dokumentů › Globální pravidla vytěžování	jednotný styl pro všechny klienty
Klient	Nastavení › Účetní doklady › Vytěžování › Pravidla vytěžování klienta	zvyklosti jednoho klienta
Dodavatel	Nastavení › Adresář › kontakt › Nastavení vytěžování	doklady od jednoho dodavatele

Pravidlo u dodavatele se použije, jen když TAXY dodavatele z dokladu najde v adresáři klienta (podle IČO, DIČ, pak názvu). U vydaných faktur platí pravidla kontaktu odběratele. U kontaktu jde nastavit i Vytěžovat položky s předností před nastavením klienta.

Nastavení vytěžování u kontaktu v adresáři s pravidlem pro dodavatele energie

Vytěžené údaje

Pravidlem ovlivníte údaje, které se čtou z dokladu: předmět fakturace, číslo dokladu, datumy, způsob platby, dodavatele a odběratele, měnu, částky, názvy položek a sazbu DPH. Pole pojmenujte stejně jako v detailu dokladu. Předmět fakturace AI pozná jistě, popis už nemusí.

Variabilní symbol

TAXY ukládá VS jen z číslic. Písmena ponechá, jen když to pravidlo klienta nebo kontaktu výslovně chce, třeba VS vepiš včetně písmen. U pole VS se pak zobrazí hláška, že písmena zůstala. Pohoda a ISDOC dostanou VS s písmeny, ostatní účetní programy jen číslice.
U účtenek zůstává VS prázdný. Vyplní se jen podle pravidla, třeba U účtenek vyplň variabilní symbol (VS) z čísla dokladu.
Volba Doplnit variabilní symbol dle čísla faktury v kartě Rozsah vytěžování doplní chybějící VS z čísla faktury, jen číslice.

Zaúčtování

Pravidlem nastavíte i předkontaci, středisko, zakázku, činnost, členění DPH, řádek kontrolního hlášení, účty MD a DAL a dokladovou řadu. Platí přitom:

U klienta je zapnuté Používat automatické zaúčtování (karta AI vytěžování údajů).
Klient má napojený účetní program se staženými číselníky. Hodnota z pravidla musí v číselníku být, jinak ji TAXY po vytěžení vymaže. Pište přesný kód, například středisko PROVOZ.
Pravidlo má přednost před dřívějšími doklady. TAXY se jinak učí z posledních potvrzených dokladů od stejné protistrany. U prvního dokladu nové protistrany vyplní z pravidla jen pole, která pravidlo určuje, ostatní nechá prázdná. U vydané faktury novému odběrateli se učí z posledních vydaných faktur klienta.
Středisko a zakázka nemají zapnutý ruční výběr. Při Vyžadovat manuální výběr střediska nebo zakázky zůstane pole prázdné i s pravidlem. Předkontace se doplňuje vždy.
Dlouhé faktury: hlavička se zaúčtuje vždy, položky do 120 řádků. U faktury s více než 120 položkami se zaúčtuje jen hlavička, bez upozornění.

Nastavení automatického zaúčtování a ručního výběru střediska a zakázky u klienta

Co pravidla neumí

Rozdělit jednu položku na více středisek. Poměrové rozdělení udělejte ručně, viz Vytěžování položek vs. rekapitulace.
Změnit už vytěžené doklady. Ty vytěžte znovu.
Pracovat s údaji mimo doklad, třeba s objednávkou v jiném systému nebo součty za více dokladů.

Jak napsat dobré pravidlo

Jedno pravidlo = jedna věc. Podmínku opřete o dodavatele, text položky, typ dokladu nebo částku. Pravidlo pro jednoho dodavatele zadejte k jeho kontaktu, ne globálně.

Místo tohoto	Napište
Faktury za telefon rozděl mezi střediska A a B.	Nastav středisko KANCELAR. (rozdělení ručně)
Dej tam správné středisko.	Pokud název položky obsahuje „nájem“, nastav středisko KANCELAR.
Energie účtuj na provoz. (globálně)	U kontaktu dodavatele: Nastav předkontaci ENERGIE a středisko PROVOZ.

Pravidlo nezabralo

Vyberte doklad, na který se pravidlo vztahuje, a spusťte Vytěžit. Pak zkontrolujte:

Je pravidlo aktivní a neodporuje mu pravidlo na jiné úrovni?
U pravidla dodavatele: má kontakt v adresáři stejné IČO jako dodavatel na dokladu?
U zaúčtování: je zapnuté automatické zaúčtování, je hodnota v číselníku a není zapnutý ruční výběr střediska nebo zakázky?

Když to nepomůže, napište podpoře znění pravidla (obě pole), úroveň a odkaz na doklad.